Vast Bureau zitting van 05 10 2020

Verslag vergadering vast bureau van 28 september 2020

Juridische gronden

Artikel 50 van het decreet lokaal bestuur
Het vast bureau vergadert zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren, het vereisen. De voorzitter kan in spoedeisende gevallen buitengewone vergaderingen bijeenroepen, op de dag en het uur die hij bepaalt.
Het vast bureau kan alleen beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de leden aanwezig is.

BESLUIT

Artikel 1. Het vast bureau keurt het verslag van de vergadering van het vast bureau van 28 september 2020 zonder opmerkingen goed.

Vast Bureau zitting van 05 10 2020

Lijst bestelbonnen en betaalloten

Juridische gronden

Artikel 83 § 3, 3° van het decreet lokaal bestuur
Het vast bureau is bevoegd voor:

het financieel beheer, onder voorbehoud van de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn.

BESLUIT

Artikel 1. Het vast bureau verleent goedkeuring aan:

•          de bestelbonnen van 3.149 tot en met 3.462;

•          de betaalloten van 349 tot en met 359.

Vast Bureau zitting van 05 10 2020

BBC - Opvolgingsrapportering

Feiten en context

De opvolgingsrapportering bevat de stand van zaken van de prioritaire acties of actieplannen en een overzicht van de geraamde en gerealiseerde ontvangsten en uitgaven voor het lopende jaar (schema J1 en T2). De rapportering bevat ook de wijzigingen die het bestuur mogelijks heeft doorgevoerd in de assumpties bij de opmaak van het (aangepaste) meerjarenplan en eventuele wijzigingen in de financiële risico’s. Daarnaast is het bestuur vrij om zelf nog extra elementen in de opvolgingsrapportering op te nemen. 

Juridische gronden

Artikel 263 van het decreet lokaal bestuur

De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn bepalen wanneer hen een opvolgingsrapportering, met een stand van zaken van de uitvoering van het meerjarenplan, wordt voorgelegd.

Er wordt minstens voor het einde van het derde kwartaal een opvolgingsrapportering over het eerste semester van het boekjaar voorgelegd.

Inspraak en advies

Managementteam van 30 september 2020

Argumentatie

•          Omwille van de coronacrisis konden een aantal geplande acties niet gerealiseerd worden of moeten ze een jaar later ingepland worden, bijvoorbeeld omdat fysieke vergaderingen of overlegmomenten niet konden doorgaan.

•          De opvolgingsrapportering geeft een inzicht in de acties die omwille van de coronacrisis een andere invulling kregen waardoor kon ingespeeld worden op de gewijzigde omstandigheden.

•          In de opvolgingsrapportering zijn tevens de aanpassingen van het meerjarenplan op een overzichtelijke manier weergegeven.

BESLUIT

Artikel 1. Het vast bureau beslist de opvolgingsrapportering ter kennisname te agenderen voor de raad van maatschappelijk welzijn van 19 oktober 2020.

Vast Bureau zitting van 05 10 2020

BBC - Aanpassing meerjarenplan 2020-2025

Voorgeschiedenis

De raad voor maatschappelijk welzijn van 16 december 2019 keurde het meerjarenplan 2020-2025 goed.

Feiten en context

•          De beleidsrapporten van de gemeente en het OCMW zijn het meerjarenplan, de aanpassingen van het meerjarenplan en de jaarrekening. De beleidsrapporten van de gemeente en het OCMW vormen een geïntegreerd geheel.

•          De aanpassing van het meerjarenplan omvat:

◦          de aangepaste financiële nota: het aangepast financieel doelstellingenplan (schema M1), de aangepaste staat van het financieel evenwicht (schema M2), het aangepast overzicht van kredieten (M3);

◦          de aangepaste toelichting:

▪          aangepast overzicht ontvangsten en uitgaven - functioneel (T1);

▪          aangepast overzicht ontvangsten en uitgaven - economisch (T2);

▪          investeringsprojecten - per prioritaire actie/actieplan (T3);

▪          evolutie van de financiële schulden (T4);

▪          financiële risico's;

▪          beschrijving grondslagen en assumpties;

▪          verwijzing naar de plaats waar documentatie beschikbaar is;

◦          de wijzigingen van de strategische nota;

◦          motivering van de wijzigingen.

Juridische gronden

•          Artikel 78 van het decreet lokaal bestuur
De volgende bevoegdheden kunnen niet aan vast bureau worden toevertrouwd:

4° het vaststellen van de beleidsrapporten van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, vermeld in artikel 249

•          Artikel 249 §3 van het decreet lokaal bestuur
De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn stemmen over hun deel van elk beleidsrapport. Nadat de raden zo het beleidsrapport elk voor hun deel hebben vastgesteld, keurt de gemeenteraad het deel van het beleidsrapport zoals vastgesteld door de raad voor maatschappelijk welzijn goed. Door die goedkeuring wordt het beleidsrapport in zijn geheel geacht definitief vastgesteld te zijn.

De gemeenteraad kan het deel van het beleidsrapport zoals vastgesteld door de raad voor maatschappelijk welzijn niet goedkeuren als dat de financiële belangen van de gemeente bedreigt. In dat geval vervalt de eventuele vaststelling van het deel van het beleidsrapport zoals vastgesteld door de gemeenteraad.

•          Artikel 249 §4 van het decreet lokaal bestuur
Elke raad stemt telkens over het geheel van zijn deel van het beleidsrapport. In afwijking daarvan kan elk raadslid de afzonderlijke stemming eisen over een of meer delen die hij aanwijst. In dat geval mag de betrokken raad pas over het geheel van zijn deel van het beleidsrapport stemmen na de afzonderlijke stemming. Als deze afzonderlijke stemming tot gevolg heeft dat het ontwerp van beleidsrapport moet worden gewijzigd, wordt de stemming over het geheel verdaagd tot een volgende vergadering van de raad. Als de andere raad voordien zijn deel van het beleidsrapport al had vastgesteld, vervalt die vaststelling en stelt die raad het gewijzigde ontwerp van beleidsrapport vast op een volgende vergadering.

•          Artikel 257 van het decreet lokaal bestuur

◦          § 1. Minstens een keer per jaar wordt het meerjarenplan aangepast, waarbij in elk geval de kredieten voor het volgende boekjaar worden vastgesteld. Als dat nodig is, kunnen daarbij ook de kredieten voor het lopende boekjaar worden aangepast. Daarnaast kan het meerjarenplan, als dat nodig is, ook worden aangepast om alleen de kredieten voor het lopende boekjaar aan te passen.
Bij elke aanpassing van het meerjarenplan wordt het resultaat van de intussen vastgestelde jaarrekeningen verwerkt.

◦          § 2. Een aanpassing van het meerjarenplan omvat minstens een aangepaste financiële nota, een toelichting en de eventuele wijzigingen van de strategische nota.

•          Besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 over de beleids- en beheerscyclus van de lokale en de provinciale besturen

•          Omzendbrief KBBJ/ABB-2020/3 van 18 september 2020 over de aanpassing van de meerjarenplannen 2020-2025 van de lokale en provinciale besturen volgens de beleids- en beheerscyclus

Inspraak en advies

Het managementteam van 30 september 2020 formuleerde een positief advies.

Motivering

•          De raad voor maatschappelijk welzijn heeft de voorbije maanden volgende informatie gekregen die maakt dat geactualiseerde omgevingsanalyse op dit ogenblik niet aan de orde is:

◦          20 april 2020: monitoringsrapport Corona (externe omgevingsanalyse);

◦          15 juni 2020: het rapport van de organisatie-audit met begeleide zelfevaluatie (interne omgevingsanalyse);

◦          21 september 2020: de bottom-up zelfevaluatie is een integraal onderdeel van het meerjarenplan organisatiebeheersing (interne omgevingsanalyse).

•          Er zal opnieuw een aanpassing van het meerjarenplan gebeuren voor het jaar 2021.

•          De rekening 2019 is ingebracht in het meerjarenplan 2020-2025.

•          Er wordt - volgens de decretale bepalingen - een financieel evenwicht bereikt, zowel bij het resultaat op kasbasis als bij de autofinancieringsmarge (schema M2).

BESLUIT

Artikel 1. Het vast bureau beslist om de aanpassing van het meerjarenplan 2020-2025 te agenderen voor de raad van maatschappelijk welzijn van 19 oktober 2020.

Vast Bureau zitting van 05 10 2020

Overeenkomst De Vriendekes

Voorgeschiedenis

•          Beslissing van de groepsopvang samenwerkende onthaalouders de Vriendekes om vanaf 1 september 2020 hun openingsuren te wijzigen.

•          Beslissing van het vast bureau van 27 juli 2020 om de huidige overeenkomst met De Vriendekes stop te zetten en een nieuwe overeenkomst op te maken met duidelijke openingsuren van 07u00-18u00.

•          Beslissing van het vast bureau van 14 september 2020 om volgende principes vast te leggen voor de nieuwe gebruikersovereenkomst van het pand op de Turnhoutsebaan 200/2, bestemd voor kinderopvang: opvang is open van maandag tot en met vrijdag; dagelijks van 7u00 tot 18u00 en minimaal 220 dagen per jaar open; de huurprijs blijft behouden. Het vast bureau beslist in afwachting van de resultaten van de externe studie te voorzien in vier onthaalouders tot eind januari 2021.

•          Beslissing van het vast bureau van 21 september 2020 om akkoord te gaan met het compromis om de openingsuren van 7u00 tot 18u00 en de 220 openingsdagen te behouden, maar de opening op woensdag te laten vallen.

Feiten en context

•          Op 24 september 2020 ging een overleg door met De Vriendekes om de voorgestelde compromis te bespreken.

•          De voorwaarde om 220 opvangdagen te garanderen is niet mogelijk aangezien het een overeenkomst tot eind januari 2021 betreft.

•          Twee onthaalouders van De Vriendekes gaan in op de nieuwe gebruiksovereenkomst.

•          Een derde nieuwe, voltijdse, onthaalouder heeft reeds een samenwerkingsovereenkomst met het OCMW getekend en kan vanaf 2 oktober 2020 starten in De Vriendekes. 

•          De vier originele Vriendekes investeerden ieders 600 euro voor de inboedel. De nieuwe onthaalouder neemt 1 deel over van de twee onthaalouders die stoppen.

•          De Vriendekes stellen de vraag of het bestuur het laatste deel van 300 euro kan overnemen.

Juridische gronden

Artikel 84 §3,1° van het decreet lokaal bestuur
Het vast bureau is bevoegd voor de daden van beheer over de inrichtingen en eigendommen van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, in voorkomend geval binnen de door de raad voor maatschappelijk welzijn vastgestelde algemene regels.

Argumentatie

•          De gebruiksovereenkomst met De Vriendekes eindigde op 1 oktober 2020.

•          Er is een tekort in kinderopvang in Schilde.

•          Er is geen intentie om kinderopvang De Vriendekes te sluiten vanaf 1 oktober 2020.

•          De gemeente wil de herstart van De Vriendekes ondersteunen.

•          Indien een vierde onthaalouder zou starten in De Vriendekes kan de inboedel rechtstreeks (betalend) overgenomen worden van het OCMW.

Financiële gevolgen

BESLUIT

Artikel 1. Het vast bureau gaat akkoord met de aangepaste gebruiksovereenkomst van het pand op Turnhoutsebaan 200, bestemd voor kinderopvang, en beslist deze ter goedkeuring te agenderen op de raad voor maatschappelijk welzijn van oktober 2020.

Artikel 2. Het vast bureau beslist het vierde deel van de inboedel over te nemen van De Vriendekes, op voorwaarde dat het materiaal bruikbaar is en in goede staat verkeert.

Vast Bureau zitting van 05 10 2020

Opvolging RMW - mededelingen 19 oktober 2020

Feiten en context

Tijdens de vorige raden voor maatschappelijk welzijn stelden verschillende raadsleden vragen.

Juridische gronden

•          Artikel 19 van het decreet lokaal bestuur
De voorzitter van de gemeenteraad beslist tot bijeenroeping van de gemeenteraad en stelt de agenda van de vergadering op.

•          Artikel 74 van het decreet lokaal bestuur verklaart het artikel 19 van overeenkomstige toepassing voor de raad voor maatschappelijk welzijn

•          Artikel 84 §1 van het decreet lokaal bestuur
Het vast bureau bereidt de beraadslagingen en de besluiten van de raad voor maatschappelijk welzijn voor.

•          Artikel 3 van het huishoudelijk reglement van de raad voor maatschappelijk welzijn
Naast de agendapunten die door het vast bureau aan de voorzitter worden meegedeeld, bevat de agenda ook:

◦          Actualiteitsvragen;

◦          Mededelingen vanuit het vast bureau.

BESLUIT

Artikel 1. Het vast bureau beslist de opvolgingslijst voor de raad voor maatschappelijk welzijn van 19 oktober 2020 goed te keuren.

Vast Bureau zitting van 05 10 2020

Raad voor Maatschappelijk Welzijn - dagorde van 19 oktober 2020

Juridische gronden

•          Artikel 19 van het decreet lokaal bestuur
De voorzitter van de gemeenteraad beslist tot bijeenroeping van de gemeenteraad en stelt de agenda van de vergadering op.

•          Artikel 69 van het decreet lokaal bestuur
De voorzitter van de gemeenteraad is van rechtswege de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn.

•          Artikel 84 § 1 van het decreet lokaal bestuur
Het vast bureau bereidt de beraadslagingen en de besluiten van de raad voor maatschappelijk welzijn voor.

Het vast bureau voert de besluiten van de raad voor maatschappelijk welzijn uit.

BESLUIT

Artikel 1. Het vast bureau verzoekt de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn volgende punten op de dagorde van de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn van 19 oktober 2020 te plaatsen:

•          SECRETARIAAT - Goedkeuring verslag RMW-raad van 21 september 2020 - Besluit

•          SECRETARIAAT - Mededelingen vanuit het vast bureau - Kennisname

•          ALGEMEEN DIRECTEUR - BBC - Aanpassing meerjarenplan 2020-2025 - Besluit

•          ALGEMEEN DIRECTEUR - BBC - Opvolgingsrapportering - Kennisname

•          SOCIALE ZAKEN - Onderhoud groenvoorziening rond gebouwen OCMW - Besluit

•          SOCIALE ZAKEN - Minimale levering aardgas 2020 - 2021 - Besluit

•          SOCIALE ZAKEN - Aanpassing MMC tarieven - Besluit

•          SOCIALE ZAKEN - Onderwijscheque Schilde - Besluit

•          KINDEROPVANG - Overeenkomst De Vriendekes

•          SECRETARIAAT - Actualiteitsvragen - Kennisname