Vast Bureau zitting van 08 04 2019

Verslag vergadering vast bureau van 1 april 2019

Juridische gronden

Artikel 50 van het decreet lokaal bestuur
Het vast bureau vergadert zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren, het vereisen. De voorzitter kan in spoedeisende gevallen buitengewone vergaderingen bijeenroepen, op de dag en het uur die hij bepaalt.
Het vast bureau kan alleen beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de leden aanwezig is.

BESLUIT

Artikel 1. Het vast bureau keurt het verslag van de vergadering van het vast bureau van 1 april 2019 zonder opmerkingen goed.

Vast Bureau zitting van 08 04 2019

Lijst bestelbonnen e.a.

Juridische gronden

Artikel 83 § 3, 3° van het decreet lokaal bestuur
Het vast bureau is bevoegd voor:

het financieel beheer, onder voorbehoud van de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn.

BESLUIT

Artikel 1. Het vast bureau verleent goedkeuring aan:

•          de bestelbonnen van 135 tot 141;

•          de goedkeuringslijst uitgaven van 68 tot 72;

•          de goedkeuringslijst ontvangsten van 15.

Vast Bureau zitting van 08 04 2019

Organisatiebeheersing - Detectie-oefening Audit Vlaanderen -  budgetbeheer

Feiten en context

•          Audit Vlaanderen voerde in 2018 bij 27 besturen een thema-audit uit over het budgetbeheerproces van het OCMW. Informatie over die opdracht is terug te vinden via https://www.auditvlaanderen.be/thema-audit-budgetbeheer.

•          De doelstelling van de detectie-oefening die wordt uitgevoerd is om

◦          te helpen bij het uitvoeren van een gestructureerde zelfreflectie teneinde in kaart te brengen in welke stappen van het budgetbeheerproces bijkomende beheersmaatregelen aangewezen zijn om een meer adequate risico-afdekking te realiseren;

◦          het bestuur knipperlichten aan te reiken via een specifiek instrument. Audit Vlaanderen faciliteert hierin enkel en spreekt geen auditoordeel uit. Deze detectie-oefening dekt slechts een deel van de risico’s van het budgetbeheerproces af.

Juridische gronden

Titel II, hoofdstuk 5 van het decreet lokaal bestuur dat de bepalingen vastlegt inzake organisatiebeheersing en audit

Het organisatiebeheersingssysteem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen, procedures en de aanwijzing van de personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatiebeheersingssysteem betrokken zijn.

Argumentatie

•          De detectie-oefening is geen audit en volgt dus ook de traditionele rapporteringsrichtlijnen niet. Audit Vlaanderen faciliteert met deze detectie-oefening de evaluatie en bijsturing van het organisatiebeheersingssysteem met betrekking tot het budgetbeheerproces. Het vastleggen van het organisatiebeheersingssysteem valt onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur, in overleg met het managementteam. Bijgevolg wordt de communicatie (inclusief verslag) over deze opdracht verstuurd naar de algemeen directeur. De organisatie kan zelf initiatief nemen om deze communicatie intern verder te verspreiden naar bijvoorbeeld het politieke niveau.

•          Het globaal rapport, met de overkoepelende conclusies en geanonimiseerde bevindingen van de oefening bij de 60 besturen, zal publiek verspreid worden.

Kennisname

Het vast bureau neemt kennis van het verloop van de detectie-oefening:

•          maart 2019: om een zicht te krijgen op de stappen van het budgetbeheerproces waarin bijkomende beheersmaatregelen aangewezen zijn om een meer adequate risico-afdekking te realiseren, vult de organisatie een online vragenlijst in;

•          maart - april 2019: het managementteam bezorgt vier gegevensets:

◦          lijst van alle actieve cliëntendossiers budgetbeheer met vermelding van de behandelende maatschappelijk werker;

◦          lijst van alle budgetbeheerrekeningen (budget-, spaar- en afnamerekening) die actief waren tussen 1 januari 2014 en de opstart van de detectie-oefening;

◦          lijst met alle transacties van alle budgetrekeningen (budget-, spaar- en afnamerekening) van alle actieve cliënten, sinds 1 januari 2014;

◦          lijst met de salarisrekeningnummers van alle personeelsleden (naam+functie+ salarisrekeningnummer) van het OCMW.

Hoe en door wie deze gegevensets bezorgd kunnen worden, is door Audit Vlaanderen toegelicht in de vragenlijst;

•          april - mei 2019: het managementteam ontvangt de resultaten van de analyse. Dit zullen knipperlichten zijn die mogelijk wijzen op onregelmatigheden;

•          april - juni 2019: de organisatie klaart (een selectie van) de knipperlichten uit en bezorgt aan Audit Vlaanderen feedback over de selectie, de respectievelijke bevindingen en de conclusies van het bestuur met betrekking tot de onderzochte knipperlichten. Audit Vlaanderen komt dit overzicht bespreken.  Ze nemen enkel een ondersteunende rol op.  Enkel ingeval er duidelijke indicaties van onregelmatigheden zijn, kan Audit Vlaanderen overgaan tot de opstart van een (forensische) audit;

•          zomer 2019: het managementteam ontvangt een verslag. Dit is een beschrijving van de werkzaamheden en de resultaten van de zelfinschatting en van het zelfonderzoek. Het verslag borgt de analyse en lijst overzichtelijk op in welke stappen van het proces bijkomende beheersmaatregelen aangewezen zijn om een meer adequate risico-afdekking te realiseren;

•          september 2019: Audit Vlaanderen sluit dit traject af met een globaal rapport over de uitvoering van de detectie-oefening bij de 60 besturen. Hierin worden de belangrijkste overkoepelende conclusies opgenomen, net als de geanonimiseerde bevindingen uit de vragenlijst en de data-analyse.

Vast Bureau zitting van 08 04 2019

Opvolging RMW - mededelingen 23 april 2019

Feiten en context

Tijdens de vorige raden voor maatschappelijk welzijn stelden verschillende raadsleden vragen.

Juridische gronden

•          Artikel 19 van het decreet lokaal bestuur
De voorzitter van de gemeenteraad beslist tot bijeenroeping van de gemeenteraad en stelt de agenda van de vergadering op.

•          Artikel 74 van het decreet lokaal bestuur verklaart het artikel 19 van overeenkomstige toepassing voor de raad voor maatschappelijk welzijn

•          Artikel 84 §1 van het decreet lokaal bestuur
Het vast bureau bereidt de beraadslagingen en de besluiten van de raad voor maatschappelijk welzijn voor.

•          Artikel 3 van het huishoudelijk reglement van de raad voor maatschappelijk welzijn
Naast de agendapunten die door het vast bureau aan de voorzitter worden meegedeeld, bevat de agenda ook:

◦          Actualiteitsvragen;

◦          Mededelingen vanuit het vast bureau.

BESLUIT

Artikel 1. Het vast bureau beslist de opvolgingslijst voor de raad voor maatschappelijk welzijn van 23 april 2019 goed te keuren.

Vast Bureau zitting van 08 04 2019

Dagorde Raad voor Maatschappelijk Welzijn - 23 april 2019

Juridische gronden

•          Artikel 19 van het decreet lokaal bestuur

De voorzitter van de gemeenteraad beslist tot bijeenroeping van de gemeenteraad en stelt de agenda van de vergadering op.

•          Artikel 69 van het decreet lokaal bestuur

De voorzitter van de gemeenteraad is van rechtswege de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn.

•          Artikel 84 § 1 van het decreet lokaal bestuur

Het vast bureau bereidt de beraadslagingen en de besluiten van de raad voor maatschappelijk welzijn voor.

Het vast bureau voert de besluiten van de raad voor maatschappelijk welzijn uit.

BESLUIT

Artikel 1. Het vast bureau verzoekt de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn volgende punten op de dagorde van de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn van 23 april 2019 te plaatsen:

•          Verslag RMW-raad van 18 maart 2019 - Besluit

•          Verhindering raadslid mevr. Lynn Cuppens en aanstelling vervangend raadslid mevr. Rita Tutelaars - Kennisname

•          Indexering budgetstandaard - Besluit

•          Klachtenreglement - aanpassing - Besluit