Vast Bureau zitting van 02 03 2020

Verslag vergadering vast bureau van 24 februari 2020

Juridische gronden

Artikel 50 van het decreet lokaal bestuur
Het vast bureau vergadert zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren, het vereisen. De voorzitter kan in spoedeisende gevallen buitengewone vergaderingen bijeenroepen, op de dag en het uur die hij bepaalt.
Het vast bureau kan alleen beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de leden aanwezig is.

BESLUIT

Artikel 1. Het vast bureau keurt het verslag van de vergadering van het vast bureau van 24 februari 2020 zonder opmerkingen goed.

Vast Bureau zitting van 02 03 2020

Lijst bestelbonnen en betaalloten

Juridische gronden

Artikel 83 § 3, 3° van het decreet lokaal bestuur
Het vast bureau is bevoegd voor:

het financieel beheer, onder voorbehoud van de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn.

BESLUIT

Artikel 1. Het vast bureau verleent goedkeuring aan:

•          de bestelbonnen van 489 tot 576;

•          de betaalloten van 54 tot 59.

Vast Bureau zitting van 02 03 2020

Visumverplichtingen OCMW Schilde

Feiten en context

•          Op het intranet zijn geen interne afspraken gepubliceerd over het aanvragen van een visum, de procedure en verplichtingen.

•          Niet elke visumaanvraag loopt via meeting.net.

•          Er is (nog) geen rapportering over de visums.

•          Voor aanwervingen en overheidsopdrachten met bestek wordt systematisch een visumaanvraag ingediend, voor andere beslissingen met financiële gevolgen is niet altijd duidelijk wanneer een visum gevraagd moet worden.

Juridische gronden

•          Artikel 177 van het decreet lokaal bestuur
De financieel directeur staat in volle onafhankelijkheid in voor: de voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole van de beslissingen van de gemeente en van het OCMW met budgettaire en financiële impact, volgens de voorwaarden die vermeld staan in artikel 266 en 267 van het decreet lokaal bestuur.

•          Artikel 181 van het decreet lokaal bestuur
Het managementteam ondersteunt de coördinatie van de diensten van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn bij de beleidsvoorbereiding, de beleidsuitvoering en de beleidsevaluatie. Het managementteam bewaakt de eenheid in de werking, de kwaliteit van de organisatie en de werking van de diensten van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, alsook de interne communicatie, overeenkomstig het organisatiebeheersingssysteem.

•          Artikel 265 van het decreet lokaal bestuur
Een verbintenis mag alleen worden aangegaan als de financiële gevolgen ervan tijdens de periode van het meerjarenplan passen binnen de ramingen van het meerjarenplan en als de financiële gevolgen voor het lopende boekjaar passen binnen de limitatieve kredieten voor dat boekjaar in het meerjarenplan. Als het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn nog niet over uitvoerbare kredieten beschikt voor het lopende boekjaar, is het aangaan of het wijzigen van verbintenissen onderworpen aan de voorafgaande goedkeuring door de raad voor maatschappelijk welzijn. Het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn kan dan alleen verbintenissen aangaan of wijzigen die behoren tot de exploitatie en die verband houden met de courante werking en de bestaande dienstverlening. Iedereen die in strijd met het tweede lid verbintenissen heeft aangegaan, is daarvoor persoonlijk verantwoordelijk, behalve in de gevallen die door of krachtens dit decreet worden bepaald en met behoud van de eventuele medeverantwoordelijkheid van andere organen of personeelsleden.

•          Artikel 266 van het decreet lokaal bestuur
De voorgenomen financiële verbintenissen die resulteren in een uitgaande nettokasstroom zijn onderworpen aan een voorafgaand visum, voordat enige verbintenis kan worden aangegaan. De financieel directeur onderzoekt de wettigheid en regelmatigheid van die voorgenomen verbintenissen in het kader van zijn opdracht vermeld in artikel 177, eerste lid, 1°. Hij verleent zijn visum, als uit dat onderzoek de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenis blijkt. Hij kan voorwaarden koppelen aan zijn visum. Als de financieel directeur weigert zijn visum te verlenen, of als hij er voorwaarden aan koppelt, motiveert hij dat.
De raad voor maatschappelijk welzijn bepaalt, na advies van de financieel directeur, de nadere voorwaarden waaronder de financieel directeur de controle, vermeld in het tweede lid, uitoefent. De raad voor maatschappelijk welzijn kan binnen de perken die vastgelegd zijn door de Vlaamse Regering, en na advies van de financieel directeur, bepaalde categorieën van verrichtingen uitsluiten van de visumverplichting.
Het organisatiebeheersingssysteem bepaalt de voorwaarden die gelden om advies te kunnen vragen aan de financieel directeur over de wettigheid en regelmatigheid van verrichtingen die van visumverplichting zijn uitgesloten.

•          Artikel 267 van het decreet lokaal bestuur
Als de financieel directeur weigert een visum te verlenen aan een voorgenomen verbintenis, kan het vast bureau op eigen verantwoordelijkheid viseren. In dat geval brengt het vast bureau de gemotiveerde beslissing van de financieel directeur, samen met zijn eigen beslissing, ter kennis van de raad voor maatschappelijk welzijn.
De verbintenis kan pas worden aangegaan nadat de raad voor maatschappelijk welzijn heeft kunnen kennisnemen van die beslissing van het vast bureau.

•          Artikel 273 van het decreet lokaal bestuur
De bepalingen van dit hoofdstuk zijn van toepassing op het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, met uitzondering van artikel 271 en met dien verstande dat de hiernavolgende woorden gelezen worden als volgt:

1° "gemeente" als "openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn";

2° "gemeenteraad" als "raad voor maatschappelijk welzijn";

3° "college van burgemeester en schepenen" als "vast bureau"

Inspraak en advies

Het managementteam van 12 februari 2020.

Argumentatie

•          De organisatie heeft nood aan een duidelijke visumprocedure die correct en goed gedocumenteerd wordt toegepast.

•          Alle medewerkers moeten op de hoogte zijn van de procedure en weten wanneer en hoe een visum van de financieel directeur moet aangevraagd worden.

•          Medewerkers moeten kunnen terugvallen op uitgeschreven richtlijnen op het intranet.

BESLUIT

Artikel 1. Het vast bureau neemt kennis van het voorstel dat er een visumaanvraag moet ingediend worden via meeting.net voor elk punt dat één van de volgende financiële gevolgen heeft:

1) de aanstelling van statutaire personeelsleden;

2) de aanstelling van contractuele personeelsleden voor onbepaalde duur;

3) de aanstelling van contractuele personeelsleden voor de duur van één jaar of meer;

4) de verbintenissen waarvan het bedrag hoger is dan 25.000 euro exclusief BTW;

5) de verbintenissen die een contractuele looptijd hebben van meer dan één jaar en waarvan het jaarlijks bedrag hoger is dan 25.000 euro exclusief BTW;

6) de investeringssubsidies waarvan het bedrag hoger is dan 10.000 euro.

Artikel 2. Het vast bureau stelt aan de raad voor maatschappelijk welzijn voor dat conform de decretale bepalingen een termijn voor het afleveren van visum bepaald wordt na advies van de financieel directeur na aanwerving.

Vast Bureau zitting van 02 03 2020

Dagelijks bestuur OCMW

Feiten en context

•          Met de inwerkingtreding van het decreet lokaal bestuur, moet de definitie van het begrip 'dagelijks bestuur' opnieuw vastgelegd worden.

•          Met ingang van 1 januari 2019 wordt het begrip dagelijks bestuur niet meer gekoppeld aan het visum en het budgethouderschap, doch blijft dit bepalend voor de bevoegdheidsverdeling met betrekking tot de overheidsopdrachten.

•          Volgende definitie van het begrip 'dagelijks bestuur' wordt voorgesteld:

de overheidsopdrachten waarvoor krediet is goedgekeurd in het meerjarenplan en waarvan het geraamde bedrag niet hoger ligt dan het bedrag bedoeld in artikel 42 §1 1° a) van de wet overheidsopdrachten en artikel 90 1° van het koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten (of latere vervangingen / wijzigingen aan deze wet of dit koninklijk besluit)

•          Het gaat in de praktijk om opdrachten die gevoerd kunnen worden middels de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking op basis van het drempelbedrag, dat in januari 2020 139.000 euro exclusief BTW bedraagt. Er wordt geen onderscheid (meer) gemaakt tussen exploitatie- en investeringsuitgaven.

Juridische gronden

•          Artikel 77 van het decreet lokaal bestuur
De raad van maatschappelijk welzijn bepaalt het beleid van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn en kan daarvoor algemene regels vastleggen.

•          Artikel 78 9° van het decreet lokaal bestuur
De volgende bevoegdheden kunnen niet aan het vast bureau worden toevertrouwd:

Het vaststellen van wat onder het begrip 'dagelijks bestuur' moet worden verstaan Artikel 78 10° van het decreet lokaal bestuur.
De volgende bevoegdheden kunnen niet aan vast bureau worden toevertrouwd:

Het vaststellen van de plaatsingsprocedure en het het vaststellen van de voorwaarden van overheidsopdrachten tenzij de opdracht past binnen het begrip 'dagelijks bestuur' , vermeld in punt 9°, waarvoor het vast bureau bevoegd is.

•          Artikel 84 §3 5° van het decreet lokaal bestuur
Het college van burgemeester en schepenen is bevoegd voor de vaststelling van de

plaatsingsprocedure en de voorwaarden van overheidsopdrachten als het gaat om een opdracht die past binnen het begrip 'dagelijks bestuur', vermeld in artikel 78, tweede lid 9°.

•          Artikel 42 §1 1° a) van de wet overheidsopdrachten
Overheidsopdrachten mogen enkel worden geplaatst bij onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking doch, indien mogelijk, na raadpleging van meerdere ondernemers in geval van een overheidsopdracht voor werken, leveringen of diensten wanneer de goed te keuren uitgave zonder belasting over de toegevoegde waarde, is lager dan de bedragen bepaald door de Koning.

•          Artikel 90 1° van het koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in klassieke sectoren
De aanbestedende overheid kan gebruik maken van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking wanneer de goed te keuren uitgave bedoeld in artikel 42, § 1, 1°, a), van de wet, lager ligt dan het in artikel 11, eerste lid, 2°, bedoelde bedrag.

BESLUIT

Artikel 1. Het vast bureau stelt voor om volgend voorstel van het begrip 'dagelijks bestuur' ter goedkeuring aan de raad voor maatschappelijk welzijn voor te leggen:

de overheidsopdrachten waarvoor krediet is goedgekeurd in het meerjarenplan en waarvan het geraamde bedrag niet hoger ligt dan het bedrag bedoeld in artikel 42 §1 1° a) van de wet overheidsopdrachten en artikel 90 1° van het koninklijk besluit plaatsing.

Vast Bureau zitting van 02 03 2020

Overeenkomst tussen Huis van het kind en Tactics

Voorgeschiedenis

•          Goedkeuring door de gemeenteraad van 20 augustus 2019 van de statuten van het lokaal overleg kinderopvang.

•          Beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 26 augustus 2019 om een lokaal loket kinderopvang intergemeentelijk uit te werken op niveau van de eerstelijnszone Voorkempen en om de coördinatie van het traject te laten uitvoeren door een stafmedewerker van KINA p.v.

Feiten en context

•          Het lokaal loket kinderopvang is een neutraal informatie- en ondersteuningsppunt voor ouders die op zoek zijn naar kinderopvang.

•          Het loket moet de zoektocht naar kinderopvang vergemakkelijken voor gezinnen en zo ook de toegankelijkheid tot kinderopvang verbeteren.

•          Het loket wordt intergemeentelijk georganiseerd op niveau van de eerstelijnszone Voorkempen.

•          Er is een subsidie beschikbaar van 17.961,47 euro voor de organisatie van het lokaal loket.

•          Er wordt zowel een digitaal loket voorzien als een fysiek antennepunt.

•          Het digitaal loket ziet er in alle participerende gemeente hetzelfde uit en bestaat uit enerzijds een front-office die toegankelijk is voor ouders en toeleiders en anderzijds een back-office die toegankelijk is voor de opvanginitiatieven.

•          De back-office omvat verschillende modules. Deze modules zijn op maat van de individuele opvanglocaties aanpasbaar.

•          Tactics bvba garandeert een betrouwbare en veilige hosting van de webapplicatie op een virtuele applicatieserver, en garandeert de end-to-end beschikbaarheid van de applicatie naar de eindgebruiker.

•          Tactics bvba voert regelmatig updates uit om de webapplicatie aan te passen aan nieuwe decretale verplichtingen.

•          Er wordt dagelijks, wekelijks en maandelijks een back-up gemaakt van de applicatie door Tactics bvba.

•          Tactics bvba voorziet een module waarmee op een gebruiksvriendelijke manier kant en klare, up to date en relevante beleidsinformatie uit de databank kan trekken.

•          Eerstelijnszone Voorkempen bestaat uit dezelfde gemeenten als het Huis van het kind.

Juridische gronden

•          Hoofdstuk 4 van het decreet van 20 april 2012 houdende de organisatie van kinderopvang van baby's en peuters
Organisatie van het lokaal loket kinderopvang

•          Besluit van de Vlaamse regering van 22 november 2013 houdende de vergunningsvoorwaarden en het kwaliteitsbeleid voor gezinsopvang en groepsopvang van baby's en peuters

•          Hoofdstuk 3 van het decreet van 29 november 2013 houdende de organisatie van preventieve gezinsondersteuning.

•          Besluit van de Vlaamse Regering van 14 december 2018 houdende toekenning van een subsidie aan het lokaal loket kinderopvang.

•          Artikel 84 §3, 3° van het decreet lokaal bestuur
Het vast bureau is bevoegd voor het financiële beheer, onder voorbehoud van de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn.

Argumentatie

•          Door een lokaal loket kinderopvang wordt de zoektocht van ouders eenvoudiger doordat ze zich kunnen richten tot één centraal infopunt en actief toegeleid worden naar een geschikte opvangplaats.

•          Het digitaal loket versoepelt de toegankelijkheid en maakt de aanvraag voor de ouders minder tijdrovend.

•          KINA deed marktonderzoek naar de meest geschikte webapplicatie voor het digitaal lokaal loket kinderopvang.

•          Het Huis van het Kind is een feitelijke vereniging waardoor KINA niet het mandaat heeft om de overeenkomst met Tactics te ondertekenen, maar dit getekend moet worden door het lokaal bestuur van elke participerende gemeente.

BESLUIT

Artikel 1. Het college van burgemeester en schepenen keurt de samenwerkingsovereenkomst tussen Huis van het Kind Voorkempen en Tactics goed en beslist deze te agenderen voor de raad voor maatschappelijk welzijn van maart 2020.

Vast Bureau zitting van 02 03 2020

Opvolging RMW - mededelingen

Feiten en context

Tijdens de vorige raden voor maatschappelijk welzijn stelden verschillende raadsleden vragen.

Juridische gronden

•          Artikel 19 van het decreet lokaal bestuur
De voorzitter van de gemeenteraad beslist tot bijeenroeping van de gemeenteraad en stelt de agenda van de vergadering op.

•          Artikel 74 van het decreet lokaal bestuur verklaart het artikel 19 van overeenkomstige toepassing voor de raad voor maatschappelijk welzijn

•          Artikel 84 §1 van het decreet lokaal bestuur
Het vast bureau bereidt de beraadslagingen en de besluiten van de raad voor maatschappelijk welzijn voor.

•          Artikel 3 van het huishoudelijk reglement van de raad voor maatschappelijk welzijn
Naast de agendapunten die door het vast bureau aan de voorzitter worden meegedeeld, bevat de agenda ook:

◦          Actualiteitsvragen;

◦          Mededelingen vanuit het vast bureau.

BESLUIT

Artikel 1. Het vast bureau beslist de opvolgingslijst voor de raad voor maatschappelijk welzijn van 16 maart 2020 goed te keuren.

Vast Bureau zitting van 02 03 2020

Raad voor Maatschappelijk Welzijn - dagorde van 16 maart 2020

Juridische gronden

•          Artikel 19 van het decreet lokaal bestuur
De voorzitter van de gemeenteraad beslist tot bijeenroeping van de gemeenteraad en stelt de agenda van de vergadering op.

•          Artikel 69 van het decreet lokaal bestuur
De voorzitter van de gemeenteraad is van rechtswege de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn.

•          Artikel 84 § 1 van het decreet lokaal bestuur
Het vast bureau bereidt de beraadslagingen en de besluiten van de raad voor maatschappelijk welzijn voor.

Het vast bureau voert de besluiten van de raad voor maatschappelijk welzijn uit.

BESLUIT

Artikel 1. Het vast bureau verzoekt de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn volgende punten op de dagorde van de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn van 16 maart 2020 te plaatsen:

•          SECRETARIAAT - Goedkeuring verslag RMW-raad van 17 februari 2020 - Besluit

•          SECRETARIAAT - Mededelingen vanuit het vast bureau - Kennisname

•          SECRETARIAAT – Gemeentelijke afgevaardigden in intergemeentelijke samenwerkingsverbanden – Besluit

•          SECRETARIAAT - Actualiteitsvragen - Kennisname