Vast Bureau zitting van 02 06 2020

Verslag vergadering vast bureau van 25 mei 2020

Juridische gronden

Artikel 50 van het decreet lokaal bestuur
Het vast bureau vergadert zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren, het vereisen. De voorzitter kan in spoedeisende gevallen buitengewone vergaderingen bijeenroepen, op de dag en het uur die hij bepaalt.
Het vast bureau kan alleen beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de leden aanwezig is.

BESLUIT

Artikel 1. Het vast bureau keurt het verslag van de vergadering van het vast bureau van 25 mei 2020 zonder opmerkingen goed.

Vast Bureau zitting van 02 06 2020

Lijst bestelbonnen en betaalloten

Juridische gronden

Artikel 83 § 3, 3° van het decreet lokaal bestuur
Het vast bureau is bevoegd voor:

het financieel beheer, onder voorbehoud van de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn.

BESLUIT

Artikel 1. Het vast bureau verleent goedkeuring aan:

•          de bestelbonnen van 1.690 tot 1.869;

•          de goedkeuringslijst uitgaven van 188 tot 195.

Vast Bureau zitting van 02 06 2020

Overzicht samenwerkingsverbanden

Feiten en context

Het decreet lokaal bestuur voerde een nieuwe verplichting in aangaande het bijhouden van een geactualiseerd overzicht.  Dit overzicht werd opgemaakt.

Juridische gronden

Artikel 84 §6 van het decreet lokaal bestuur
Het vast bureau houdt een volledig en geactualiseerd overzicht bij van alle verenigingen, stichtingen en vennootschappen waarin het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn deelneemt.

Minstens eenmaal per jaar wordt de raad voor maatschappelijk welzijn op de hoogte gebracht van het geactualiseerd overzicht met een toelichting van alle wijzigingen die zich sinds de vorige toelichting hebben voorgedaan.

Argumentatie

Omdat het de eerste keer dat het overzicht wordt geagendeerd, is er geen toelichting van alle wijzigingen die zich sinds de vorige toelichting hebben voorgedaan.

BESLUIT

Artikel 1. Het vast bureau beslist het overzicht van de samenwerkingsverbanden te agenderen voor de raad van maatschappelijk welzijn van 15 juni 2020.

Vast Bureau zitting van 02 06 2020

Organisatie-audit met begeleide zelfevaluatie gemeente en OCMW Schilde - Rapport

Voorgeschiedenis

•          13 november 2019: openingsmeeting
Gemeente en OCMW Schilde kregen een toelichting over de auditdoelstelling, de auditreikwijdte, methodologie en voorziene timing

•          13 november 2019 - 7 januari 2020: terreinwerk

◦          interviews met de algemeen directeur, de waarnemend financieel directeur, medewerkers en de burgemeesters

◦          inwinnen van informatie over de organisatiebeheersing door analyse van de door de organisatie aangereikte documentatie

◦          testen in een aantal financiële processen

•          7 januari 2020: afsluitend gesprek met de algemeen directeur

•          5 februari 2020: de organisatie ontvangt het ontwerprapport

•          17 februari 2020: exitmeeting
Toelichting over de belangrijkste bevindingen uit het rapport en het bespreken van opmerkingen/vragen van de organisatie

•          4 maart 2020: Audit Vlaanderen voegde de managementreactie van gemeente en OCMW Schilde toe aan het rapport

•          4 mei 2020: toelichting van het rapport door Audit Vlaanderen aan de raadscommissie

Feiten en context

Organisatie-audits gaan na of een organisatie over de sturings- en beheersinstrumenten beschikt om goed te functioneren. Vooral de managementprocessen en de ondersteunende processen komen aan bod. Ze creëren immers de voorwaarden om de kernprocessen goed te kunnen uitvoeren. De Leidraad organisatiebeheersing is voor de auditoren het referentiekader voor organisatie-audits.

Juridische gronden

Artikel 221 van het decreet lokaal bestuur
In elke gemeente en in elk openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn wordt periodiek een audit uitgevoerd door Audit Vlaanderen, vermeld in artikel 34, §1, van het kaderdecreet bestuurlijk beleid van 18 juli 2003
Audit Vlaanderen bezorgt de verslagen van de audits aan de voorzitter van de gemeenteraad of de raad voor maatschappelijk welzijn, die ze bezorgt aan de leden van de gemeenteraad of de raad voor maatschappelijk welzijn.

Argumentatie

•          Het rapport van de organisatie-audit bevat aanbevelingen.  Het doel van de aanbevelingen is het vervullen van een signaalfunctie dat een risico een bedreiging kan vormen voor de goede werking van de organisatie.  Het is de verantwoordelijkheid van het management om gepaste beheersmaatregelen te nemen zodat de risico's beperkt worden.  Audit Vlaanderen gaat de realisatie ervan steekproefsgewijs na.

•          Als hoogste orgaan van het lokaal bestuur, moeten de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn de aanbevelingen opvolgen.  In het kader van de verplichte jaarlijkse rapportage over de organisatiebeheersing, kan de raad in principe de realisatie van de geformuleerde aanbevelingen monitoren.  Daarnaast kunnen raadsleden steeds de organisatie opvolgen door vragen te stellen.  Daarom bezorgt de voorzitter dit rapport aan alle raadsleden, zodat zij over de informatie beschikken om hun taak te kunnen uitvoeren.

BESLUIT

Artikel 1. Het vast bureau neemt kennis van het rapport van de "Organisatie-audit met begeleide zelfevaluatie gemeente en OCMW Schilde" van 9 maart 2020.

Artikel 2. Het vast bureau beslist dit rapport ter kennisgeving te agenderen voor de raad voor maatschappelijk welzijn van 15 juni 2020.

Vast Bureau zitting van 02 06 2020

Organisatiebeheersing - Geïntegreerd kader

Voorgeschiedenis

In 2014 werd het kader voor organisatiebeheersing van de gemeente vastgesteld.

Feiten en context

•          Sinds 1 januari 2019 is het verplicht om over een geïntegreerd kader voor organisatiebeheersing te beschikken.

•          Het algemeen kader wordt toegelicht tijdens de raadscommissie van 2 juni 2020.

Juridische gronden

Titel II, hoofdstuk 5 van het decreet lokaal bestuur dat bepalingen vastlegt inzake organisatiebeheersing en audit

•          Artikel 218. Het organisatiebeheersingssysteem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing van de gemeente en het OCMW wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen, procedures en de aanwijzing van de personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatiebeheersingssysteem betrokken zijn.

Het organisatiebeheersingssysteem beantwoordt minstens aan het principe van functiescheiding waar mogelijk en is verenigbaar met de continuïteit van de werking van de diensten.

•          Artikel 219. Het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam.

Inspraak en advies

Managementteam van 27 mei 2020

Argumentatie

Het decreet lokaal bestuur definieert organisatiebeheersing als het geheel van maatregelen en procedures om een redelijke zekerheid te verschaffen dat de organisatie:

•          de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico's om deze te bereiken kent en beheerst;

•          de wetgeving en procedures naleeft;

•          over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;

•          efficiënt en effectief werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;

•          de activa beschermt en fraude voorkomt.

BESLUIT

Artikel 1. Het vast bureau beslist het geïntegreerd kader voor organisatiebeheersing ter goedkeuring voor te leggen aan de raad voor maatschappelijk welzijn van juni 2020.

Vast Bureau zitting van 02 06 2020

Organisatiebeheersing - Jaarplanning

Feiten en context

Om tegemoet te komen aan alle wettelijke verplichtingen omtrent rapporteringen is het noodzakelijk een jaarplanning op te maken en deze ter goedkeuring voor te leggen aan de bevoegde bestuursorganen.

Juridische gronden

•          Artikel 177 van het decreet lokaal bestuur
De financiële directeur rapporteert in volle onafhankelijkheid over de volgende aangelegenheden aan de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn, het college van burgemeester en schepenen en aan het vast bureau:

◦          de vervulling van de opdrachten met betrekking tot de voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole en het debiteurenbeheer;

◦          de thesaurietoestand, de liquiditeitsprognose, de beheerscontrole en de evolutie van de budgetten;

◦          de financiële risico’s.

De financieel directeur stelt tegelijkertijd een afschrift van de rapportering ter beschikking van de algemeen directeur.

•          Artikel 218 van het decreet lokaal bestuur
Het organisatiebeheersingssysteem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing van de gemeente en het OCMW wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen, procedures en de aanwijzing van de personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatiebeheersingssysteem betrokken zijn.

Het organisatiebeheersingssysteem beantwoordt minstens aan het principe van functiescheiding waar mogelijk en is verenigbaar met de continuïteit van de werking van de diensten.

•          Artikel 263 van het decreet lokaal bestuur
De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn bepalen wanneer hen een opvolgingsrapportering, met een stand van zaken van de uitvoering van het meerjarenplan, wordt voorgelegd.  Er wordt minstens voor het einde van het derde kwartaal een opvolgingsrapportering over het eerste semester van het boekjaar voorgelegd.

Inspraak en advies

Managementteam van 27 mei 2020

Argumentatie

•          De voorgestelde jaarplanning gaat uit van een gestructureerde aanpak.

•          Het is noodzakelijk de jaarplanning minstens jaarlijks te evalueren.

BESLUIT

Artikel 1. Het vast bureau beslist de jaarplanning ter goedkeuring voor te leggen aan de raad voor maatschappelijk welzijn van juni 2020.

Vast Bureau zitting van 02 06 2020

Organisatiebeheersing - Rapportering 2019

Feiten en context

De algemeen directeur moet jaarlijks over de organisatiebeheersing rapporteren.  Een goede rapportering vertrekt vanuit een goed onderbouwde aanpak van de organisatiebeheersing, namelijk een algemeen kader.

Juridische gronden

Artikel 219 van het decreet lokaal bestuur
Het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.

De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.

Inspraak en advies

Managementteam van 27 mei 2020

Argumentatie

•          De rapportering gebeurt vanuit een overkoepelend strategisch standpunt dat het volledige bestuur bevat.

•          Audit Vlaanderen en VVSG hebben vastgelegd uit welke elementen de jaarlijkse rapportering minstens moet bestaan.

Kennisname

Het vast bureau neemt kennis van de rapportering organisatiebeheersing 2019.

Vast Bureau zitting van 02 06 2020

Serviceflats: schenking mini tablets

Voorgeschiedenis

De werknemers van het bedrijf 5de Havendok hebben een actie op touw gezet waarbij ze elke dag een bepaald bedrag van hun loon opzij zetten voor de personen die getroffen zijn door de huidige COVID-19 crisis.

Met dit bedrag zijn er nieuwe mini tablets aangekocht die kunnen gebruikt worden, voor personen die niet buiten kunnen komen, om in contact te blijven met familie.

Feiten en context

Het bedrijf wil graag tien mini tablets doneren voor de bewoners van de GAW Molenerf en de serviceflats Hof van Picardiën.

Juridische gronden

Artikel 84 §2 van het decreet lokaal bestuur
Het vast bureau oefent de bevoegdheden uit die eraan zijn toevertrouwd overeenkomstig artikel 78 van dit decreet, of overeenkomstig andere wettelijke en decretale bepalingen.

Argumentatie

•          Door de schenking van de mini tablets zouden er meer bewoners contact kunnen onderhouden met hun familie, als deze niet op bezoek kunnen komen.

•          Er zouden meer bewoners kunnen deelnemen aan online activiteiten zoals bingo.

Kennisname

Het vast bureau neemt kennis van de schenking van tien mini tablets, voor de bewoners van de GAW Molenerf en de serviceflats Hof van Picardiën, door het bedrijf 5de Havendok NV.

Vast Bureau zitting van 02 06 2020

Opvolging RMW - mededelingen

Feiten en context

Tijdens de vorige raden voor maatschappelijk welzijn stelden verschillende raadsleden vragen.

Juridische gronden

•          Artikel 19 van het decreet lokaal bestuur
De voorzitter van de gemeenteraad beslist tot bijeenroeping van de gemeenteraad en stelt de agenda van de vergadering op.

•          Artikel 74 van het decreet lokaal bestuur verklaart het artikel 19 van overeenkomstige toepassing voor de raad voor maatschappelijk welzijn

•          Artikel 84 §1 van het decreet lokaal bestuur
Het vast bureau bereidt de beraadslagingen en de besluiten van de raad voor maatschappelijk welzijn voor.

•          Artikel 3 van het huishoudelijk reglement van de raad voor maatschappelijk welzijn
Naast de agendapunten die door het vast bureau aan de voorzitter worden meegedeeld, bevat de agenda ook:

◦          Actualiteitsvragen;

◦          Mededelingen vanuit het vast bureau.

BESLUIT

Artikel 1. Het vast bureau beslist de opvolgingslijst voor de raad voor maatschappelijk welzijn van 18 mei 2020 goed te keuren.

Vast Bureau zitting van 02 06 2020

Raad voor Maatschappelijk Welzijn - dagorde van 15 juni 2020

Juridische gronden

•          Artikel 19 van het decreet lokaal bestuur
De voorzitter van de gemeenteraad beslist tot bijeenroeping van de gemeenteraad en stelt de agenda van de vergadering op.

•          Artikel 69 van het decreet lokaal bestuur
De voorzitter van de gemeenteraad is van rechtswege de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn.

•          Artikel 84 § 1 van het decreet lokaal bestuur
Het vast bureau bereidt de beraadslagingen en de besluiten van de raad voor maatschappelijk welzijn voor.

Het vast bureau voert de besluiten van de raad voor maatschappelijk welzijn uit.

BESLUIT

Artikel 1. Het vast bureau verzoekt de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn volgende punten op de dagorde van de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn van 15 juni 2020 te plaatsen:

•          SECRETARIAAT - Goedkeuring verslag RMW-raad van 18 mei 2020 - Besluit

•          SECRETARIAAT - Mededelingen vanuit het vast bureau - Kennisname

•          ALGEMEEN DIRECTEUR - Organisatie-audit met begeleide zelfevaluatie - Rapport - Kennisname

•          ALGEMEEN DIRECTEUR - Organisatiebeheersing - Rapportering 2019 - Kennisname

•          ALGEMEEN DIRECTEUR - Organisatiebeheersing - Geïntegreerd kader - Besluit

•          ALGEMEEN DIRECTEUR - Organisatiebeheersing - Jaarplanning - Besluit

•          ALGEMEEN DIRECTEUR - Overzicht samenwerkingsverbanden - Kennisname

•          FINANCIELE ZAKEN - Jaarrekening 2019 - Besluit

•          SECRETARIAAT - Cipal - algemene vergadering - 25 juni 2020 - Besluit

•          SECRETARIAAT - Actualiteitsvragen - Kennisname

Vast Bureau zitting van 02 06 2020

Jaarrekening 2019 - OCMW

Feiten en context

•          De jaarrekening is een van de beleidsrapporten voor algemene doeleinden in het kader van de beleids- en beheerscyclus.

•          De jaarrekening geeft de werkelijke situatie op 31 december van het betrokken boekjaar weer.

Juridische gronden

•          Artikel 84, §1 van het decreet lokaal bestuur
Het vast bureau bereidt de beraadslagingen en de besluiten van de raad voor maatschappelijk welzijn voor.

•          Artikel 249, §1 en §3 van het decreet lokaal bestuur
De beleidsrapporten van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn zijn het meerjarenplan, de aanpassingen van het meerjarenplan en de jaarrekening.

De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn stemmen over hun deel van elk beleidsrapport.

BESLUIT

Artikel 1. Het vast bureau neemt kennis van de jaarrekening van 2019 van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn en beslist deze door de raad voor maatschappelijk welzijn te laten vaststellen.