Vast Bureau zitting van 18 01 2021

Verslag vergadering vast bureau van 11 januari 2021 - goedgekeurd

Juridische gronden

Artikel 50 van het decreet lokaal bestuur
Het vast bureau vergadert zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren, het vereisen. De voorzitter kan in spoedeisende gevallen buitengewone vergaderingen bijeenroepen, op de dag en het uur die hij bepaalt.
Het vast bureau kan alleen beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de leden aanwezig is.

BESLUIT

Artikel 1. Het vast bureau keurt het verslag van de vergadering van het vast bureau van 11 januari 2021 zonder opmerkingen goed.

Vast Bureau zitting van 18 01 2021

Lijst bestelbonnen en betaalloten - goedgekeurd

Juridische gronden

Artikel 83 § 3, 3° van het decreet lokaal bestuur
Het vast bureau is bevoegd voor:

het financieel beheer, onder voorbehoud van de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn.

BESLUIT

Artikel 1. Het vast bureau verleent goedkeuring aan:

•          de bestelbonnen van 164 tot en met 230;

•          de betaalloten van 14 tot en met 25.

Vast Bureau zitting van 18 01 2021

Organisatiebeheersing - Rapportering 2020 - goedgekeurd

Feiten en context

De algemeen directeur moet jaarlijks voor eind juni over de organisatiebeheersing rapporteren.  Een goede rapportering vertrekt vanuit een goed onderbouwde aanpak van de organisatiebeheersing, namelijk een algemeen kader.

Juridische gronden

Artikel 219 van het decreet lokaal bestuur
Het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.

De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.

Argumentatie

In het kader voor organisatiebeheersing, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn van 15 juni 2020 is bepaald hoe het managementteam moet rapporteren:

•          de rapportering gebeurt vanuit een overkoepelend strategisch standpunt en niet vanuit een operationeel standpunt; eventuele bijlagen kunnen meer detailinformatie bevatten;

•          de jaarrapportering sluit aan bij interne overzichts- en opvolgingsinstrumenten, namelijk het meerjarenplan organisatiebeheersing;

•          de rapportering omvat het volledige bestuur;

•          de rapportering moet behapbaar zijn voor alle raadsleden.

Daarnaast bepaalt het kader dat de jaarlijkse rapportering minstens de volgende onderdelen bevat:

•          situering van de aanpak van de organisatiebeheersing door het bestuur;

•          een terugblik op het afgelopen jaar en de stand van zaken op basis van het meerjarenplan organisatiebeheersing;

•          de lopende/toekomstige projecten voor de volgende periode.

BESLUIT

Artikel 1. Het vast bureau neemt kennis van de rapportering organisatiebeheersing van 2020.

Artikel 2. Het vast bureau beslist de rapportering organisatiebeheersing 2020 te agenderen voor de raad voor maatschappelijk welzijn van 22 februari 2021.

Vast Bureau zitting van 18 01 2021

Verwerkingsovereenkomst Deloitte - goedgekeurd

Voorgeschiedenis

Besluit gemeenteraad van 20 augustus 2019
De gemeenteraad beslist om de bevoegdheid met betrekking tot de goedkeuring, afkeuring of wijziging van verwerkingsovereenkomsten te delegeren aan het college van burgemeester en schepenen.

Feiten en context

•          VVSG biedt een basismodel voor verwerkingsovereenkomsten in het kader van de GDPR.

•          Deloitte gebruikt een eigen formaat voor hun auditopdrachten. Dit model is afgestemd met het Deloitte legal team en de inhoud stemt volgens hen overeen met het basismodel VVSG.

Juridische gronden

•          Artikel 28, derde lid van de GDPR
De verwerking van persoonsgegevens door een verwerker wordt geregeld in een overeenkomst of andere rechtshandeling krachtens het Unierecht of het lidstatelijk recht die de verwerker ten aanzien van de verwerkingsverantwoordelijke bindt, en waarin het onderwerp en de duur van de verwerking, de aard en het doel van de verwerking, het soort persoonsgegevens en de categorieën van betrokkenen, en de rechten en verplichtingen van de verwerkingsverantwoordelijke worden omschreven.

•          Besluit gemeenteraad van 20 augustus 2019
De gemeenteraad beslist om de bevoegdheid met betrekking tot de goedkeuring, afkeuring of wijziging van verwerkersovereenkomsten te delegeren aan het college van burgemeester en schepenen.

Argumentatie

Omdat Deloitte in opdracht van gemeente Schilde persoonsgegevens verwerkt, is het nodig om een verwerkersovereenkomst af te sluiten.

BESLUIT

Artikel 1. Het vast bureau keurt de verwerkingsovereenkomst met Deloitte goed.

Artikel 2. Het vast bureau mandateert de burgemeester en de algemeen directeur om de verwerkingsovereenkomst met Deloitte namens de gemeente te ondertekenen.

Vast Bureau zitting van 18 01 2021

COVID - brononderzoek en contactopsporing afsprakenkader - goedgekeurd

Voorgeschiedenis

Beslissing van de gemeenteraad van 18 december 2017 om toe te treden tot de eerstelijnszone (ELZ) Voorkempen

Feiten en context

•          Naar aanleiding van de COVID-pandemie heeft ELZ Voorkempen de handen in elkaar geslagen om de strijd tegen corona aan te gaan.

•          De Vlaamse Regering heeft op 13 november 2020 de juridische contouren vastgelegd van de lokale bronopsporing en het lokale contactonderzoek in het kader van de coronacrisis.

•          De Vlaamse Regering kent ook een specifieke subsidie toe aan de Vlaamse gemeenten ter ondersteuning van de bijkomende inzet in preventie, sensibilisering, bronopsporing, quarantainecoaching en contactonderzoek.

•          De lokale besturen kiezen in het kader van dit besluit tussen de volgende opties, met bijhorende financiering:

◦          optie 1: inzet in sensibilisering, preventie, bronopsporing en quarantainecoaching:

een forfaitaire financiering op basis van het aantal inwoners van de gemeente: 0,125 euro per inwoner en per maand;

◦          optie 2: inzet in sensibilisering, preventie, bronopsporing, quarantainecoaching en contactonderzoek krijgt voorgaande forfaitaire subsidie en daarnaast nog een variabele subsidie van 100 euro per afgehandeld ticket/werkorder van een nieuwe indexpatiënt, inclusief de werkorders/tickets van een evenwaardig aantal hoog risicopatiënten.

•          In samenspraak met de ELZ werd er gekozen voor optie 1.

•          Opdracht lokaal bestuur:

◦          al de opdrachten met betrekking tot sensibilisatie, preventie en afstemmen van vraag en aanbod;

◦          herkennen van specificaties van locaties/evenementen in gemeentelijke ‘hotspots';

◦          opzoeken en effectief ondersteunen van patiënten (telefonisch of fysiek) met de vraag of men verdere ondersteuning wenst aan huis in nieuwe situatie van quarantaine (bijvoorbeeld boodschappen, eenzaamheid, enzoverder);

◦          doorgeven info aan contactpersoon in de gemeente (maatschappelijk werker, verpleegkundige) die iemand kan langs sturen voor verdere vraagverheldering en ondersteuning (indien besmette persoon dit vraagt).

•          De subsidie heeft betrekking op de periode van 1 november 2020 tot en met 31 maart 2021.

•          In het kader van deze subsidie dient er nog een afsprakenkader opgesteld en ondertekend te worden.

Juridische gronden

Artikel 84 van het decreet lokaal bestuur
§ 2. Het vast bureau oefent de bevoegdheden uit die eraan zijn toevertrouwd overeenkomstig artikel 78 van dit decreet, of overeenkomstig andere wettelijke en decretale bepalingen.

10° het afsluiten van een afsprakennota als vermeld in artikel 171, § 2.

Argumentatie

•          Lokaal bestuur Schilde wil mee de strijd aangaan tegen de COVID-pandemie.

•          ELZ Voorkempen speelt via het COVID-team van de zone een belangrijke rol bij het monitoren en proberen in te dijken van de COVID-pandemie op het grondgebied van de aangesloten gemeenten.

BESLUIT

Artikel 1. Het vast bureau beslist om de het afsprakenkader met betrekking tot het COVID-brononderzoek en contactopsporing goed te keuren.

Artikel 2. Het vast bureau geeft de volmacht aan de algemeen directeur en de burgemeester om dit afsprakenkader te ondertekenen.