Vast Bureau zitting van 06 04 2020

Verslag vergadering vast bureau van 30 maart 2020

Juridische gronden

Artikel 50 van het decreet lokaal bestuur
Het vast bureau vergadert zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren, het vereisen. De voorzitter kan in spoedeisende gevallen buitengewone vergaderingen bijeenroepen, op de dag en het uur die hij bepaalt.
Het vast bureau kan alleen beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de leden aanwezig is.

BESLUIT

Artikel 1. Het vast bureau keurt het verslag van de vergadering van het vast bureau van 30 maart 2020 zonder opmerkingen goed.

Vast Bureau zitting van 06 04 2020

Lijst bestelbonnen en betaalloten

Juridische gronden

Artikel 83 § 3, 3° van het decreet lokaal bestuur
Het vast bureau is bevoegd voor:

het financieel beheer, onder voorbehoud van de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn.

BESLUIT

Artikel 1. Het vast bureau verleent goedkeuring aan:

•          de bestelbonnen van 1.155 tot 1.211;

•          de betaalloten van 129 tot 135.

Vast Bureau zitting van 06 04 2020

Opvolging RMW - mededelingen 20 april 2020

Feiten en context

Tijdens de vorige raden voor maatschappelijk welzijn stelden verschillende raadsleden vragen.

Juridische gronden

•          Artikel 19 van het decreet lokaal bestuur
De voorzitter van de gemeenteraad beslist tot bijeenroeping van de gemeenteraad en stelt de agenda van de vergadering op.

•          Artikel 74 van het decreet lokaal bestuur verklaart het artikel 19 van overeenkomstige toepassing voor de raad voor maatschappelijk welzijn

•          Artikel 84 §1 van het decreet lokaal bestuur
Het vast bureau bereidt de beraadslagingen en de besluiten van de raad voor maatschappelijk welzijn voor.

•          Artikel 3 van het huishoudelijk reglement van de raad voor maatschappelijk welzijn
Naast de agendapunten die door het vast bureau aan de voorzitter worden meegedeeld, bevat de agenda ook:

◦          Actualiteitsvragen;

◦          Mededelingen vanuit het vast bureau.

BESLUIT

Artikel 1. Het vast bureau beslist de opvolgingslijst voor de raad voor maatschappelijk welzijn van 20 april 2020 goed te keuren.

Vast Bureau zitting van 06 04 2020

Erfpachtovereenkomst - Fluvius -Kerkelei 39-41

Voorgeschiedenis

Op 16 oktober 2012 werd een erfpachtovereenkomst afgesloten tussen SHM De Voorkempen en het OCMW op de gronden van het OCMW aan de Kerkelei 39-41 voor de bouw van sociale woningen.

Feiten en contex

•          De erfpachtovereenkomst tussen SHM De Voorkempen en het OCMW heeft een duurtijd van 60 jaar vanaf 2012.

•          Fluvius heeft nood aan een nieuwe locatie voor de distributie van elektriciteit in de Kerkelei en vraagt hiervoor een overeenkomst met de eigenaar van de gronden voor de plaatsing van een elektriciteitscabine.

•          Fluvius heeft verschillende mogelijkheden tot overeenkomst voorgesteld.

Juridische gronden

•          Artikel 84 §1 van het decreet lokaal bestuur
Het vast bureau bereidt de beraadslagingen en de besluiten van de raad voor maatschappelijk welzijn voor. Het voert de besluiten van de raad voor maatschappelijk welzijn uit.

•          Artikel 84 §3,1° van het decreet lokaal bestuur
Het vast bureau is bevoegd voor de daden van beheer over de gemeentelijke inrichtingen en eigendommen, in voorkomend geval binnen de door de gemeenteraad vastgestelde algemene regels.

•          Artikel 84 §3, 8° b) van het decreet lokaal bestuur
Het vast bureau is bevoegd voor de daden van beschikking over verhuringen concessie, pacht, jacht- en visrechten van meer dan negen jaar, behalve het vaststellen van de contractvoorwaarden waarvoor de raad voor maatschappelijk welzijn bevoegd blijft.

Argumentatie

•          Standaard wordt bij een erfpachtovereenkomst een duur van 99 jaar voorgesteld. Aangezien de erfpacht tussen SHM De Voorkempen en het OCMW een duurtijd heeft van 60 jaar vanaf datum van 2012, is het wenselijk de duurtijd van de erfpachtovereenkomst tussen het OCMW en Fluvius gelijk te laten lopen.

•          Fluvius is akkoord met dit voorstel.

•          De vergoeding voor deze erfpacht aan het OCMW bedraagt éénmalig 6.055 euro.

BESLUIT

Artikel 1. Het vast bureau neemt kennis van het ontwerp van de erfpachtovereenkomst en maakt deze ter goedkeuring over aan de raad voor maatschappelijk welzijn.

Vast Bureau zitting van 06 04 2020

Raad voor Maatschappelijk Welzijn - dagorde van 20 april 2020

Juridische gronden

•          Artikel 19 van het decreet lokaal bestuur
De voorzitter van de gemeenteraad beslist tot bijeenroeping van de gemeenteraad en stelt de agenda van de vergadering op.

•          Artikel 69 van het decreet lokaal bestuur
De voorzitter van de gemeenteraad is van rechtswege de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn.

•          Artikel 84 § 1 van het decreet lokaal bestuur
Het vast bureau bereidt de beraadslagingen en de besluiten van de raad voor maatschappelijk welzijn voor.

Het vast bureau voert de besluiten van de raad voor maatschappelijk welzijn uit.

BESLUIT

Artikel 1. Het vast bureau verzoekt de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn volgende punten op de dagorde van de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn van 20 april 2020 te plaatsen:

•          SECRETARIAAT - Goedkeuring verslag RMW-raad van 16 maart 2020 - Besluit

•          SECRETARIAAT - Mededelingen vanuit het vast bureau - Kennisname

•          MANAGEMENTTEAM - Corona - Business Continuity Plan - Besluit

•          Openbare Werken - Erfpachtovereenkomst -Fluvius - Kerkelei 39-41 - Besluit

•          SOCIALE ZAKEN - Indexering budgetstandaard 2020 - Besluit

•          SECRETARIAAT - Actualiteitsvragen - Kennisname

Vast Bureau zitting van 06 04 2020

Softwareupdate Kinderopvang uniformiteit

Voorgeschiedenis

•          Goedkeuring van de OCMW-raad van het stappenplan voor uitvoering van de beheersovereenkomst gemeente-OCMW goed op 29 oktober 2015. Hierin wordt voorzien dat de ICT ondersteuning, aankopen en coördinatie voor beide besturen gelijklopend is.

•          Besluit van het vast bureau van 26 augustus 2019 om het lokaal loket kinderopvang intergemeentelijk te organiseren en de subsidie intergemeentelijk aan te vragen.

•          Goedkeuring van de raad voor maatschappelijk welzijn van 16 maart 2020 van de samenwerkingsovereenkomst tussen het Huis van het Kind Voorkempen en Tactics.

Feiten en context

•          Naar aanleiding van het subsidiebesluit Lokaal Loket kinderopvang van 14 december 2018 werd er binnen het kader van het Huis van het Kind Voorkempen beslist om de uitbouw en subsidiëring van het Lokaal Loket Kinderopvang intergemeentelijk te organiseren.

•          De subsidies hiervoor werden vanaf 1 januari 2020 aangevraagd. Het toegekende subsidiebedrag is een bedrag voor een volledig jaar en is voor onbepaalde duur.

•          Van deze subsidie wordt de jaarlijkse huurprijs voor software voor het lokaal loket kinderopvang, namelijk Tactics, betaald.

•          De webapplicatie Loket Kinderopvang van Tactics bestaat uit enerzijds een front-office die toegankelijk is voor ouders en toeleiders en anderzijds een back-office die toegankelijk is voor opvanginitiatieven. Deze back-office omvat verschillende modules. Deze modules zijn op maat van individuele opvanglocaties aanpasbaar vanuit een respect voor de autonomie en eigenheid van voorzieningen en de diversiteit op vlak van onder meer inschrijvings-, facturatie- en communicatiebeleid.

•          De dienst kinderopvang werkt met Winkind en Reinaert.

•          Beide programma's voldoen niet meer aan de noden van de kinderopvang en de onthaalouders.

•          Winkind wordt nog maar tot eind dit jaar ondersteund.

•          Uit het marktonderzoek bleek dat Tactics het meest aan de noden voor de organisatie van kinderopvang voldoet.

•          Overschakelen van de beide databases (Winkind en Reinaert) naar Tactics heeft een eenmalige kostprijs van 7.764,57 euro inclusief btw.

Juridische gronden

Artikel 84 §3 3° van het decreet lokaal bestuur
Het vast bureau is verantwoordelijk voor het financiële beheer, onder voorbehoud van de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn.

Argumentatie

•          Er is nood aan een uniform programma om gestructureerd binnen de dienst te werken.

•          Tactics biedt hiervoor een gebruiksvriendelijke oplossing voor de partijen die ermee moeten werken (onthaalouders, dienst kinderopvang, werknemers van Het Appeltje en 't Wezelke, financiële dienst, ...)

•          De licentie voor Tactics is reeds voorzien in het kader van het lokaal loket kinderopvang; enkel de data moet overgezet worden.

•          Dubbel werk wordt vermeden omdat dossiers maar een keer aangepast moeten worden door de gezinnen of een medewerker van de gemeente.

•          De ingevoerde data zal correcter zijn.

•          Tactis heeft maar één portaal voor beide opvang types, wat de concurrentie niet heeft.

Financiële gevolgen

BESLUIT

Artikel 1. Het college van burgemeester en schepenen beslist het uniform programma Tactics aan te kopen.