Meeting.burger Schilde

Overzicht punten

RMW-raad zitting van 20 12 2021

Goedkeuring notulen RMW-raad 15 november 2021

Juridische gronden

• Artikel 32 van het decreet lokaal bestuur

De notulen en het zittingsverslag van de vergadering van de gemeenteraad worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld overeenkomstig artikel 277 en 278. Behalve in spoedeisende gevallen worden de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering ten minste acht dagen voor de dag van de vergadering ter beschikking gesteld van de gemeenteraadsleden. Het huishoudelijk reglement bepaalt de wijze waarop de notulen en het zittingsverslag ter beschikking worden gesteld. Als een gemeenteraadslid daarom verzoekt, worden de notulen en het zittingsverslag elektronisch ter beschikking gesteld. Elk gemeenteraadslid heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de gemeenteraad worden aangenomen, worden de notulen en het zittingsverslag in die zin aangepast. Als er geen opmerkingen worden gemaakt over de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering worden de notulen en het zittingsverslag als goedgekeurd beschouwd en worden ze ondertekend door de voorzitter van de gemeenteraad en de algemeen directeur. Als de gemeenteraad bij spoedeisendheid is samengeroepen, kan de gemeenteraad beslissen om opmerkingen toe te laten op de eerstvolgende vergadering.

• Artikel 74 van het decreet lokaal bestuur

Artikel 18 tot en met 39, met uitzondering van artikel 29, § 1 en § 5, artikel 36, 37 en 38, eerste lid, 7°, zijn van toepassing op de raad voor maatschappelijk welzijn, met dien verstande dat in die bepalingen de volgende woorden worden gelezen als volgt:

1° "de gemeente" als "het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn";

2° "gemeenteraad" als "raad voor maatschappelijk welzijn";

3° "gemeenteraadslid" als "lid van de raad voor maatschappelijk welzijn";

4° "gemeenteraadsleden" als "leden van de raad voor maatschappelijk welzijn";

5° "college van burgemeester en schepenen" als "vast bureau";

6° "burgemeester" als "voorzitter van het vast bureau";

7° "schepen" als "lid van het vast bureau";

8° "gemeentelijke bestuursorganen" als "bestuursorganen van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn".

BESLUIT

Stemming: 19 stemmen voor: Dirk Bauwens, Kathleen Krekels, Peter Mendonck, Marian Van Alphen, Pascale Gielen, Marijke Dillen, Valérie Van Genechten, Hendrik Bellens, Annemie Laforce-Vergote, Leen Scholiers, Philippe Verschueren, Laurenz Van Ginneken, Micheline Duysens, Tara Godts, Valerie Michel, Yolande Avontroodt, Frederik Goemaere, Stefan Van den Heuvel en Rita Tutelaars

4 onthoudingen: Hans Hanssen, Pieter-Jan Fraussen, Marleen Struyf en Margot Van Overtveldt

Artikel 1. De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de notulen van de vergadering van 15 november 2021 goed.

Publicatiedatum: 18/01/2022

Punt bijlagen/links Goedkeuring notulen RMW-raad 15 november 2021

Overzicht punten

RMW-raad zitting van 20 12 2021

Mededelingen vanuit het vast bureau

Juridische gronden

Punt A - artikel 3 van het huishoudelijk reglement van de raad voor maatschappelijk welzijn

De voorzitter van de raad beslist tot bijeenroeping van de raad voor maatschappelijk welzijn en stelt de agenda van de vergadering op. De agenda bevat in ieder geval de punten die door het vast bureau aan de voorzitter worden meegedeeld. Daarnaast bevat de agenda ook de volgende agendapunten:

• actualiteitsvragen;

• mededelingen vanuit het vast bureau.

Kennisname

De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de mededelingen die meegegeven worden vanuit het vast bureau.

Publicatiedatum: 18/01/2022

Punt bijlagen/links Mededelingen vanuit het vast bureau

Overzicht punten Ga naar de bekendmaking

RMW-raad zitting van 20 12 2021

Huishoudelijk reglement

Het punt is verdaagd.

Publicatiedatum: 18/01/2022

Overzicht punten Ga naar de bekendmaking

RMW-raad zitting van 20 12 2021

Participatiereglement

Voorgeschiedenis

• Op 18 februari 2021 formuleerde het managementteam een advies over de startnota 'Optimalisatie van de adviesraden'.

• Op 8 maart 2021 besliste het college van burgemeester en schepenen de startnota 'Optimalisatie van de adviesraden' goed te keuren.

• Op 6 april 2021 gaf de raadscommissie feedback over de startnota 'Optimalisatie van de adviesraden'.

• Er werd een werkgroep met vertegenwoordigers vanuit de adviesraden samengesteld. Deze kwam samen op 7 april 2021, 15 april 2021, 22 april 2021 en 29 april 2021.

• Op 30 april 2021 is het advies van de werkgroep over het ontwerp van participatiereglement overgemaakt aan het bestuur.

• Op 31 mei 2021 formuleerde het college van burgemeester en schepenen een antwoord op het advies van de werkgroep en werd een aangepast ontwerp van participatiereglement goedgekeurd.

• Op 8, 22 en 27 september 2021 kwam de werkgroep met vertegenwoordigers vanuit de adviesraden opnieuw samen om advies te formuleren op het aangepast ontwerp participatiereglement.

• Op 7 oktober 2021 is het advies van de werkgroep over het aangepast ontwerp van participatiereglement overgemaakt aan het bestuur.

• 4 november 2021 werd het antwoord van het college van burgemeester en schepenen op het advies gegeven aan de werkgroep door burgemeester Dirk Bauwens.

Feiten en context

De raad voor maatschappelijk welzijn moet volgens het decreet lokaal bestuur een beleid voeren om de burgerparticipatie mogelijk te maken. Dit beleid moet de betrokkenheid en de inspraak van burgers of doelgroepen bevorderen.

Juridische gronden

• Artikel 304 §1 van het decreet lokaal bestuur

De gemeenteraad voert een beleid op het vlak van de betrokkenheid en de inspraak van de burgers of van de doelgroepen, met inbegrip van een regeling over het recht van de inwoners om voorstellen en vragen op de agenda van de gemeenteraad te zetten.

Het eerste lid is van toepassing op het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, met dien verstande dat "gemeenteraad" wordt gelezen als "raad voor maatschappelijk welzijn".

• Artikel 304 §3 van het decreet lokaal bestuur

Onder voorbehoud van de wettelijke en decretale bepalingen die op dit gebied gelden, kan alleen de gemeenteraad overgaan tot de organisatie van raden en overlegstructuren die als opdracht hebben op regelmatige en systematische wijze het gemeentebestuur te adviseren.

Ten hoogste twee derde van de leden van de raden en de overlegstructuren, vermeld in het eerste lid, is van hetzelfde geslacht. Als dat niet het geval is, kan niet op rechtsgeldige wijze advies worden uitgebracht.

Gemeenteraadsleden en leden van het college van burgemeester en schepenen kunnen geen stemgerechtigd lid zijn van de raden en de overlegstructuren, vermeld in het eerste lid.

• Artikel 304 §4 van het decreet lokaal bestuur

De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn kunnen ook andere initiatieven nemen om de inspraak van de burgers te bevorderen.

• Artikel 304 §5 van het decreet lokaal bestuur

De gemeenteraad bepaalt bij reglement de wijze waarop concreet vorm gegeven wordt aan de inspraak, vermeld in paragraaf 1 tot en met 4, voor de gemeente en haar organen.

De raad voor maatschappelijk welzijn bepaalt bij reglement de wijze waarop concreet vorm gegeven wordt aan de inspraak, vermeld in paragraaf 1, 2 en 4, voor het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn en zijn organen.

Inspraak en advies

De werkgroep van de adviesraden formuleerde op 7 oktober 2021 een advies op het aangepast ontwerp van participatiereglement:

• de werkgroep vraagt om een afzonderlijk visiedocument op te maken;

• de werkgroep adviseert om de huidige afsprakennota te hernieuwen;

• de werkgroep vraagt naar een consequent gebruik van begrippen en toevoeging van definities;

• de werkgroep adviseert om de samenstelling van de helikopterraad te herbekijken en de rol op één plaats in het reglement te benoemen;

• de werkgroep vraagt een duidelijk onderscheid te maken tussen de verschillende projecten die mogelijk zijn.

Argumentatie

• De adviesraden en burgerparticipatie moeten elkaar versterken zodat het bestuur gericht en gedragen de projecten van het meerjarenplan kan uitvoeren, burgerinitiatieven kan ondersteunen en een bredere betrokkenheid van verenigingen en burgers bekomt. Hiervoor wil het bestuur naast de adviesraden van de toekomst inzetten op meer burgerparticipatie. De adviesraden nemen eveneens initiatief om geïnteresseerde burgers te betrekken.

• Het lokaal bestuur werkt samen met de adviesraden en beheerorganen aan een toekomstgerichte structuur waarbij aandacht wordt besteed aan: het behoud van een overkoepelende kern als spil, een open en flexibele structuur die gebaseerd is op projectmatig lidmaatschap, die thematisch georganiseerd is, zichtbaar is en functioneert op basis van samenwerking. Dit met behoud van de huidige sterktes die ze hebben, namelijk: een groot engagement, een breed netwerk, vertegenwoordigingsfunctie, nuttige kennis en ervaring en een permanent klankbord voor beleid.

• De helikopterraad moet uitgroeien tot een open, flexibel, dynamisch en vlot toegankelijk orgaan waar iedereen bij terecht kan met ideeën voor het bestuur van Schilde. De helikopterraad ondersteunt de werking van de adviesraden en overlegstructuren zodat deze evolueren richting een toekomstgerichte structuur.

Vertrekkend vanuit deze visie is het voor het bestuur noodzakelijk om structureel individuele inwoners op te nemen als leden van de helikopterraad.

• Het lokaal bestuur van Schilde wenst een tastbare en constructieve wisselwerking te organiseren tussen het gemeentebestuur en alle inwoners van de gemeente Schilde over het meerjarenplan van de gemeente Schilde en over burgerinitiatieven die al dan niet aansluiten bij het meerjarenplan. Het bestuur vindt het een maatschappelijke uitdaging om de mondige burger te horen, ernaar te luisteren, effectief aan de slag te gaan met de feedback en duidelijk terug te koppelen.

• Het lokaal bestuur van Schilde zal via Schilde Schittert volgende visie realiseren:

◦ Het lokaal bestuur wil proactief informatie verschaffen over belangrijke projecten zodat alle inwoners op de hoogte zijn van de aanpak, de timing en het voorziene budget. Daarnaast koppelt het bestuur terug over wat er met de ideeën uit de pop-up participatiewinkel is gebeurd.

◦ Het lokaal bestuur zet gericht in op burgerparticipatie op projectniveau waardoor gericht aan draagvlak wordt gewerkt en wordt ingespeeld op lokale noden. Bij aanvang van een participatieproject toetst het bestuur af of er voldoende beleidsruimte is om in te spelen op de input van de participanten.

◦ Het bestuur streeft zowel naar een stimulerende, faciliterende als een coproducerende rol op het vlak van burgerinitiatieven. Eén van de instrumenten die ze daarvoor wil inzetten is de burgerbegroting via wijkbudgetten.

◦ De adviesraden en burgerparticipatie moeten elkaar versterken zodat het bestuur gericht en gedragen projecten kan uitvoeren, burgerinitiatieven kan ondersteunen en een bredere betrokkenheid van verenigingen en burgers bekomt.

BESLUIT

Stemming: 19 stemmen voor: Dirk Bauwens, Kathleen Krekels, Peter Mendonck, Marian Van Alphen, Pascale Gielen, Marijke Dillen, Valérie Van Genechten, Hendrik Bellens, Annemie Laforce-Vergote, Leen Scholiers, Philippe Verschueren, Laurenz Van Ginneken, Micheline Duysens, Tara Godts, Valerie Michel, Yolande Avontroodt, Frederik Goemaere, Stefan Van den Heuvel en Rita Tutelaars

1 stem tegen: Pieter-Jan Fraussen

3 onthoudingen: Hans Hanssen, Marleen Struyf en Margot Van Overtveldt

Artikel 1. De raad voor maatschappelijk welzijn beslist het participatiereglement goed te keuren.

Publicatiedatum: 18/01/2022

Punt bijlagen/links 20211021_participatiereglement.pdf

Participatiereglement

Overzicht punten

RMW-raad zitting van 20 12 2021

Audit Vlaanderen - Beoordelingsrapport

Voorgeschiedenis

In het najaar van 2019 vond een organisatie-audit met begeleide zelfevaluatie plaats door Audit Vlaanderen. De organisatie-audit resulteerde in 5 aanbevelingen, die zijn opgenomen in het eindrapport van 9 maart 2020.

Feiten en context

Op 19 november 2021 maakte Audit Vlaanderen een rapport over met de beoordeling van

• de aanpak organisatiebeheersing bij lokaal bestuur Schilde;

• de realisatiegraad van de openstaande aanbevelingen uit voorgaande audits, waarvan de streefdatum verlopen is.

Juridische gronden

• Artikel 219 van het decreet lokaal bestuur

Het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.

• Artikel 221 van het decreet lokaal bestuur

In elke gemeente en in elk openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn wordt periodiek een audit uitgevoerd door Audit Vlaanderen, vermeld in artikel III.115 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018.

Audit Vlaanderen bezorgt de verslagen van de audits aan de voorzitter van de gemeenteraad of de raad voor maatschappelijk welzijn, die ze bezorgt aan de leden van de gemeenteraad of de raad voor maatschappelijk welzijn.

• Artikel 222 van het decreet lokaal bestuur

Audit Vlaanderen evalueert de organisatiebeheersing, gaat na of ze adequaat is en formuleert aanbevelingen tot verbetering daarvan. Audit Vlaanderen kan daarvoor organisatie- en procesaudits uitvoeren en is gemachtigd alle bedrijfsprocessen en activiteiten te onderzoeken.

Inspraak en advies

Het managementteam besliste op 2 december 2021:

• het kader voor organisatiebeheersing in lijn te brengen met de huidige aanpak omtrent rapporteringen en aan te vullen met bepalingen over een cyclische evaluatie van het systeem van organisatiebeheersing;

• een methode uit te werken in 2023 om - met het oog op de opmaak van een nieuwe meerjarenplan - de budgetten tijdig en accuraat te ramen;

• verder in te zetten over de rapportering over het meerjarenplan op Schilde Schittert;

• de financiële rapportering aan te vullen met uitleg rond algemene afspraken en werkwijze van het debiteurenbeheer;

• alle maatregelen ter uitvoering van de procesflow 'betalings- en aankoopproces' te implementeren nadat de aankoopdienst is opgericht.

Het managementteam besliste de opvolging van deze acties op te nemen in de rapportering organisatiebeheersing.

Argumentatie

• Aanpak van organisatiebeheersing: Audit Vlaanderen stelt vast dat het lokaal bestuur over een gestructureerde aanzet beschikt om aan haar organisatiebeheersing te werken via een meerjarenplan en kwartaalrapporteringen. Om de interne werking te blijven versterken dient het lokaal bestuur de gehanteerde aanpak verder consequent toe te passen en kwalitatief uit te voeren.

• Realisatiegraad van de opgevolgde aanbevelingen:

◦ De organisatie stelt een duidelijk kader voor organisatiebeheersing op en legt dit ter goedkeuring voor aan de raden: Audit Vlaanderen bevestigt de status 'Gerealiseerd' van het lokaal bestuur;

◦ De organisatie implementeert een methode om haar budgetten tijdig en accuraat te ramen en bij te sturen. Daarnaast verhoogt ze de transparantie over de financiële werking door afwijkingen tussen het gebudgetteerde en bestede in de jaarrekeningen te verklaren: Audit Vlaanderen bevestigt de status 'Gerealiseerd' van het lokaal bestuur, maar benadrukt het belang om, ook met oog op de opmaak van een nieuw meerjarenplan, een goede methode uit te werken om de budgetten tijdig en accuraat te ramen;

◦ Het managementteam bepaalt over welke informatie ze wil beschikken om de realisatie van de doelstellingen beter te kunnen opvolgen, waar nodig bij te sturen en te kunnen rapporteren aan het politiek niveau. Het neemt hierbij een coördinerende rol op en volgt doorheen het jaar regelmatig en systematisch de volledige werking op: Audit Vlaanderen beoordeelt de status van de aanbeveling 'Lopend';

◦ De organisatie neemt de nodige maatregelen om ervoor te zorgen dat alle inkomsten geregistreerd en opgevolgd worden: Audit Vlaanderen beoordeelt de status van de aanbeveling 'Lopend';

◦ De organisatie neemt maatregelen om haar aankoopproces te versterken: Audit Vlaanderen beoordeelt de status van de aanbeveling 'Lopend'.

Kennisname

De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van het rapport van Audit Vlaanderen met de beoordeling organisatiebeheersing en opvolging van de aanbevelingen bij gemeente en OCMW Schilde.

Publicatiedatum: 18/01/2022

Punt bijlagen/links Audit Vlaanderen - Beoordelingsrapport

Overzicht punten

RMW-raad zitting van 20 12 2021

Maaltijdcheque - jaarlijkse vaststelling

Voorgeschiedenis

• Op 14 december 2020 werd door de raad voor maatschappelijk welzijn het bedrag van de maaltijdcheque voor 2021 vastgesteld op 8 euro.

• Op 20 september 2021 werd op het vast bureau voorgesteld om het bedrag van de maaltijdcheque voor 2022 te behouden op 8 euro.

Juridische gronden

• Koninklijk besluit van 26 mei 2015 tot wijziging van het koninklijk besluit van 29 juni 2014 tot wijziging van artikel 19bis van het koninklijk besluit van 28 november 1969 tot uitvoering van de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders
Dit koninklijk besluit brengt het maximumbedrag van de maaltijdcheque op 8 euro.

• Artikel 218 van de rechtspositieregeling
De waarde van de maaltijdcheque wordt jaarlijks door de raad voor maatschappelijk welzijn vastgesteld.

Inspraak en advies

Op 11 oktober 2021 werd het voorstel om het bedrag van de maaltijdcheque vast te leggen op 8 euro besproken tijdens het syndicaal overleg. Het bijzonder onderhandelingscomité gaat akkoord met dit voorstel.

Argumentatie

De waarde van de maaltijdcheque dient jaarlijks door de raad voor maatschappelijk welzijn vastgesteld te worden.

BESLUIT

Stemming: 23 stemmen voor: Dirk Bauwens, Kathleen Krekels, Peter Mendonck, Marian Van Alphen, Pascale Gielen, Marijke Dillen, Valérie Van Genechten, Hendrik Bellens, Annemie Laforce-Vergote, Hans Hanssen, Leen Scholiers, Philippe Verschueren, Laurenz Van Ginneken, Pieter-Jan Fraussen, Marleen Struyf, Micheline Duysens, Tara Godts, Valerie Michel, Margot Van Overtveldt, Yolande Avontroodt, Frederik Goemaere, Stefan Van den Heuvel en Rita Tutelaars

Artikel 1. De raad voor maatschappelijk welzijn beslist om voor dienstjaar 2022 het bedrag van de maaltijdcheque vast te stellen op 8 euro (werkgeversbijdrage 6,91 euro en werknemersbijdrage 1,09 euro).

Publicatiedatum: 18/01/2022

Punt bijlagen/links Maaltijdcheque - jaarlijkse vaststelling

Overzicht punten

RMW-raad zitting van 20 12 2021

Verlenging onderwijscheques - goedgekeurd

Voorgeschiedenis

• Naar aanleiding van de coronacrisis werden de onderwijscheques in het leven geroepen.

• De raad voor maatschappelijk welzijn van 26 oktober 2020 keurde het reglement met betrekking tot de onderwijscheques goed.

Feiten en context

• Binnen het thema kinderarmoede werd het systeem van onderwijscheques gelanceerd.

• Onderwijscheques, zijn cheques waarmee ouders de schoolkosten kunnen betalen.

• Voor elke leerling die voldoet aan de voorwaarden wordt per schooljaar maximaal volgend bedrag toegekend:

◦ per leerling in het kleuter onderwijs: 40 euro;

◦ per leerling in het lager onderwijs: 60 euro;

◦ per leerling in het secundair onderwijs: 80 euro.

• De betrokken scholen zijn enthousiast over het initiatief.

• Een administratieve vereenvoudiging van het systeem zou een meerwaarde zijn.

• Er werden een nieuwe aantal personen in kansarmoede bereikt, omdat men de onderwijscheques op een laagdrempelige manier via de website kan aanvragen.

• Tijdens de periode van november - december 2020 werd er voor 19 kinderen

onderwijscheques aangevraagd.

• In 2021 (cijfers tot en met oktober 2021) werd er voor 79 kinderen onderwijscheques aangevraagd.

• Om tegemoet te komen aan de vraag tot administratieve vereenvoudiging, zal er één cheque gegeven worden met het bedrag erop. De betalingen gebeuren rechtstreeks aan de scholen, na voorlegging van de factuur.

Juridische gronden

Artikel 78 17° van het decreet lokaal bestuur
De raad voor maatschappelijk welzijn kan bij reglement zijn bevoegdheden overdragen aan het vast bureau. Het vaststellen van subsidiereglementen en het toekennen van nominatieve subsidies.

Argumentatie

• Basisrechten van alle inwoners van de gemeente moeten worden gewaarborgd.

• Het lokaal bestuur van Schilde wil met deze onderwijscheques de betaalbaarheid van het onderwijs garanderen en gelijke schoolkansen vrijwaren.

• Door deze vorm van laagdrempelige hulpverlening worden er meer mensen bereikt.

• Dit initiatief kadert binnen SDG geen armoede en kwalitatief onderwijs.

• Een deel van de gemaakte kosten kan gerecupereerd worden via subsidies socio-culturele participatie/kinderarmoede.

Financiële gevolgen

MJP	MJP0001585
Actie	AC000112
Algemene rekening	6481080000 - kosten socio-culturele participatie
Beleidsveld	0900 sociale bijstand
Bedrag Visum financieel directeur	20200 euro werd er voorzien in het budget 2022 Niet van toepassing

BESLUIT

Stemming: 23 stemmen voor: Dirk Bauwens, Kathleen Krekels, Peter Mendonck, Marian Van Alphen, Pascale Gielen, Marijke Dillen, Valérie Van Genechten, Hendrik Bellens, Annemie Laforce-Vergote, Hans Hanssen, Leen Scholiers, Philippe Verschueren, Laurenz Van Ginneken, Pieter-Jan Fraussen, Marleen Struyf, Micheline Duysens, Tara Godts, Valerie Michel, Margot Van Overtveldt, Yolande Avontroodt, Frederik Goemaere, Stefan Van den Heuvel en Rita Tutelaars

Artikel 1. De raad voor maatschappelijk welzijn gaat akkoord met de verlenging van de onderwijscheques.

Artikel 2. De raad voor maatschappelijk welzijn keurt het reglement onderwijscheques goed.

Publicatiedatum: 18/01/2022

Punt bijlagen/links Verlenging onderwijscheques