Meeting.burger Schilde

Overzicht punten

RMW-raad zitting van 20 03 2023

Notulen en zittingsverslag RMW-raad

Juridische gronden

• Artikel 32 van het decreet lokaal bestuur

De notulen en het zittingsverslag van de vergadering van de gemeenteraad worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld overeenkomstig artikel 277 en 278. Behalve in spoedeisende gevallen worden de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering ten minste acht dagen voor de dag van de vergadering ter beschikking gesteld van de gemeenteraadsleden. Het huishoudelijk reglement bepaalt de wijze waarop de notulen en het zittingsverslag ter beschikking worden gesteld. Als een gemeenteraadslid daarom verzoekt, worden de notulen en het zittingsverslag elektronisch ter beschikking gesteld. Elk gemeenteraadslid heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de gemeenteraad worden aangenomen, worden de notulen en het zittingsverslag in die zin aangepast. Als er geen opmerkingen worden gemaakt over de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering worden de notulen en het zittingsverslag als goedgekeurd beschouwd en worden ze ondertekend door de voorzitter van de gemeenteraad en de algemeen directeur. Als de gemeenteraad bij spoedeisendheid is samengeroepen, kan de gemeenteraad beslissen om opmerkingen toe te laten op de eerstvolgende vergadering.

• Artikel 74 van het decreet lokaal bestuur

Artikel 18 tot en met 39, met uitzondering van artikel 29, § 1 en § 5, artikel 36, 37 en 38, eerste lid, 7°, zijn van toepassing op de raad voor maatschappelijk welzijn, met dien verstande dat in die bepalingen de volgende woorden worden gelezen als volgt:

1° "de gemeente" als "het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn";

2° "gemeenteraad" als "raad voor maatschappelijk welzijn";

3° "gemeenteraadslid" als "lid van de raad voor maatschappelijk welzijn";

4° "gemeenteraadsleden" als "leden van de raad voor maatschappelijk welzijn";

5° "college van burgemeester en schepenen" als "vast bureau";

6° "burgemeester" als "voorzitter van het vast bureau";

7° "schepen" als "lid van het vast bureau";

8° "gemeentelijke bestuursorganen" als "bestuursorganen van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn".

BESLUIT

Stemming: 24 stemmen voor: Dirk Bauwens, Olivier Verhulst, Kathleen Krekels, Peter Mendonck, Marian Van Alphen, Pascale Gielen, Marijke Dillen, Kristof Droessaert, Valérie Van Genechten, Hendrik Bellens, Annemie Laforce-Vergote, Hans Hanssen, Leen Scholiers, Philippe Verschueren, Laurenz Van Ginneken, Pieter-Jan Fraussen, Micheline Duysens, Tara Godts, Valerie Michel, Margot Van Overtveldt, Yolande Avontroodt, Frederik Goemaere, Stefan Van den Heuvel en Rita Tutelaars

Artikel 1. De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de notulen en het zittingsverslag van de vergadering van 27 februari 2023 goed.

Publicatiedatum: 24/05/2023

Overzicht punten

RMW-raad zitting van 20 03 2023

Mededelingen vanuit het vast bureau

Juridische gronden

Punt A - artikel 9 van het huishoudelijk reglement van de raad voor maatschappelijk welzijn

De voorzitter stelt de agenda van de vergadering op. De agenda bevat in ieder geval de punten die door het vast bureau aan de voorzitter worden meegedeeld. Daarnaast bevat de agenda ook het volgende agendapunt: Mededelingen vanuit het vast bureau, waaronder ook de opvolging van vragen vanuit raadsleden tijdens vorige zittingen is opgenomen.

Kennisname

De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de mededelingen die meegegeven worden vanuit het vast bureau.

Publicatiedatum: 24/05/2023

Overzicht punten

RMW-raad zitting van 20 03 2023

Evaluatie en aanpak rapporteringen

Feiten en context

● Vanaf 2021 werkt het lokaal bestuur Schilde met kwartaalrapporteringen (beheersrapporten) voor:

○ de dienstverlening in de vorm van het seizoenskompas;

○ de opvolgingsrapportering over prioritaire doelstellingen;

○ organisatiebeheersing.

● De aanpak van de beleidsrapporten (jaarrekening en aanpassing meerjarenplan) is verfijnd en gestructureerd.

● De beheers- en beleidsrapporten zijn geëvolueerd en worden telkens aangepast aan de noden van de organisatie. Hierdoor is het voor de medewerkers niet eenvoudig om het overzicht te behouden.

Juridische gronden

● Artikel 177 van het decreet lokaal bestuur
De financieel directeur rapporteert in volle onafhankelijkheid over de volgende aangelegenheden aan de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn, het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau over:

○ de vervulling van de volgende opdrachten: de voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole van de beslissingen van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn met budgettaire en financiële impact en het debiteurenbeheer;

○ de thesaurietoestand, de liquiditeitsprognose, de beheerscontrole en de evolutie van de budgetten;

○ de financiële risico's.

● Artikel 181 van het decreet lokaal bestuur
Het managementteam ondersteunt de coördinatie van de werking van de diensten van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn bij de beleidsvoorbereiding, de beleidsuitvoering en de beleidsevaluatie. Het managementteam bewaakt de eenheid in de werking, de kwaliteit van de organisatie en de werking van de diensten van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, alsook de interne communicatie, overeenkomstig het organisatiebeheersingssysteem, vermeld in artikel 217 tot en met 220.

● Artikel 219 van het decreet lokaal bestuur
Het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgelegd door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. Het algemeen kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.
De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.

● Artikel 263 van het decreet lokaal bestuur
De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn bepalen wanneer hen een opvolgingsrapportering, met een stand van zaken van de uitvoering van het meerjarenplan, wordt voorgelegd.
Er wordt minstens voor het einde van het derde kwartaal een opvolgingsrapportering over het eerste semester van het boekjaar voorgelegd.

Inspraak en advies

Managementteam van 26 januari 2023.

Argumentatie

● De afspraken omtrent en aanpak van de beleids- en beheersrapporten werden gebundeld in één overzichtsdocument.

● De verplichtingen uit de Leidraad Organisatiebeheersing en de geldende wettelijke bepalingen werden mee opgenomen in het overzichtsdocument.

● Er is een aangezet gegeven voor optimalisaties.

● Het is noodzakelijk de aanpak van de beheersrapporten te evalueren (verplichting in het kader van organisatiebeheersing).

Kennisname

De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van het rapport over de aanpak en de evaluatie van de rapporteringen.

Publicatiedatum: 24/05/2023

Overzicht punten

RMW-raad zitting van 20 03 2023

BBC - Opvolgingsrapportering vierde kwartaal 2022

Feiten en context

De opvolgingsrapportering bevat de stand van zaken van de prioritaire acties of actieplannen en een overzicht van de geraamde en gerealiseerde ontvangsten en uitgaven voor het lopende jaar (schema J1 en T2). De rapportering bevat ook de wijzigingen die het bestuur mogelijks heeft doorgevoerd in de assumpties bij de opmaak van het (aangepaste) meerjarenplan en eventuele wijzigingen in de financiële risico’s. Daarnaast is het bestuur vrij om zelf nog extra elementen in de opvolgingsrapportering op te nemen.

Juridische gronden

Artikel 263 van het decreet lokaal bestuur

De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn bepalen wanneer hen een opvolgingsrapportering, met een stand van zaken van de uitvoering van het meerjarenplan, wordt voorgelegd.

Er wordt minstens voor het einde van het derde kwartaal een opvolgingsrapportering over het eerste semester van het boekjaar voorgelegd.

Inspraak en advies

Managementteam 26 januari 2023

Kennisname

De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de opvolgingsrapportering van het vierde kwartaal van 2022.

Publicatiedatum: 24/05/2023

Overzicht punten

RMW-raad zitting van 20 03 2023

Organisatiebeheersing 2022

Voorgeschiedenis

● Op 15 juni 2020 keurden de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn het geïntegreerd kader voor organisatiebeheersing goed.

● Op 21 september 2020 keurden de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn het meerjarenplan organisatiebeheersing goed.

● Op 21 februari 2022 keurden de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn het aangepaste kader voor organisatiebeheersing goed.

Feiten en context

● Monitoring is het systematisch en continu verzamelen van relevante gegevens om gericht op te volgen of de (beleids)doelstellingen gerealiseerd worden en de dienstverlening goed verloopt. Dit stelt het bestuur in staat om te weten of het op koers zit om de doelstellingen te bereiken.

● Een adequaat en effectief monitoringsysteem voor lokale besturen voldoet onder andere aan volgende doelstellingen rond organisatiebeheersing:

○ de organisatie weet over welke informatie en rapporten ze wil beschikken om de realisatie van haar doelstellingen en haar dienstverlening op te volgen;

○ de organisatie gebruikt de gerapporteerde informatie als sturingsinstrument.

● Een goed functionerende organisatie realiseert drie doelstellingen met haar aanpak van organisatiebeheersing:

○ de organisatie hanteert een kader voor organisatiebeheersing;

○ de organisatie kent haar belangrijkste verbeterpunten en risico's voor de management- en de ondersteunende processen, ze hanteert een strategie om deze te beheersen en volgt deze strategie op;

○ de organisatie evalueert regelmatig de manier waarop ze werkt aan haar organisatiebeheersing en stuurt die bij.

Juridische gronden

Titel II, hoofdstuk 5 van het decreet lokaal bestuur dat bepalingen vastlegt inzake organisatiebeheersing en audit

● Artikel 218. Het organisatiebeheersingssysteem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing van de gemeente en het OCMW wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen, procedures en de aanwijzing van de personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatiebeheersingssysteem betrokken zijn.

Het organisatiebeheersingssysteem beantwoordt minstens aan het principe van functiescheiding waar mogelijk en is verenigbaar met de continuïteit van de werking van de diensten.

● Artikel 219. Het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam.
De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.

Inspraak en advies

Managementteam van 26 januari 2023

Argumentatie

● De organisatie beschikt over rapporten waarmee ze een duidelijk zicht heeft op de interne werking en de dienstverlening.

● Leidinggevenden krijgen periodieke rapportages met betrouwbare gegevens die belangrijk zijn om de werking en de output van hun dienst op te volgen.

● De organisatie stuurt bij op basis van de evaluatie van de rapportagegegevens.

● De tussentijdse rapporten organisatiebeheersing worden besproken in het managementteam.

Kennisname

De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van het rapport organisatiebeheersing van 2022.

Publicatiedatum: 24/05/2023

Overzicht punten

RMW-raad zitting van 20 03 2023

Addendum huuroverkomst onthaalouders Philou

Voorgeschiedenis

● De Vlaamse regering voorziet een subsidie voor de extra energiekost van 2022 voor residentiële en niet-residentiële instellingen in het beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin. Ook kinderopvang van baby's en peuters hebben recht op deze subsidie.

● Beslissing van het vast bureau van 13 januari 2023 omeen addendum aan de huidige overeenkomst tussen Philou en OCMW Schilde te laten goedkeuren door de raad van maatschappelijk welzijn zodat er een factuur van 2.160 euro kan opgemaakt worden voor de verhoogde energiekosten.

Feiten en context

● De subsidie wordt uitbetaald aan organisatoren met een vergunning voor kinderopvang van baby's en peuters.

● De subsidie bedraagt 120 euro per vergunde kinderopvangplaats voor baby's en peuters.

● De subsidie dient als tussenkomst in de hogere energiekosten van 2022.

● De onthaalouders van Philou betalen een vaste huurprijs voor de huur van het pand op de Turnhoutsebaan 200/2, inclusief nutsvoorziening.

Juridische gronden

● Artikel 66 van het Besluit van de Vlaamse Regering houdende de subsidies en de eraan gekoppelde voorwaarden voor de realisatie van specifieke dienstverlening door gezinsopvang en groepsopvang van baby's en peuters. (Subsidiebesluit van 22 november 2023) Indien een organisator voldoet aan de voorwaarden voor een bepaalde subsidie, vermeld in dit besluit, en van een andere overheidsinstantie dan van het agentschap subsidie krijgt volgens de bepalingen van dit besluit, dan kan het agentschap instaan voor het toezicht op het naleven van deze voorwaarden.

● Artikel 10 van de overeenkomst tussen Philou en OCMW Schilde van 24 augustus 2021 De gebruiksvergoeding bedraagt 400 euro per maand. De vergoeding omvat eveneens de nutsvoorzieningen (water, gas, elektriciteit).

● Artikel 78, 3° van het decreet lokaal bestuur. De raad voor maatschappelijk welzijn is bevoegd voor de goedkeuring van beheersovereenkomsten en samenwerkingsovereenkomsten.

Argumentatie

● De organisator van gezinsopvang of groepsopvang met samenwerkende onthaalouders moet de subsidie volledig overmaken aan de kinderbegeleiders.

● Het OCMW betaalt de energiefactuur van kinderopvang Philou waardoor de samenwerkende onthaalouders geen verhoogde energiekosten hadden in 2022.

● Het OCMW kan binnen de huidige overeenkomst tussen Philou en OCMW Schilde geen bijkomende energiekosten factureren aan Philou.

BESLUIT

Stemming: 24 stemmen voor: Dirk Bauwens, Olivier Verhulst, Kathleen Krekels, Peter Mendonck, Marian Van Alphen, Pascale Gielen, Marijke Dillen, Kristof Droessaert, Valérie Van Genechten, Hendrik Bellens, Annemie Laforce-Vergote, Hans Hanssen, Leen Scholiers, Philippe Verschueren, Laurenz Van Ginneken, Pieter-Jan Fraussen, Micheline Duysens, Tara Godts, Valerie Michel, Margot Van Overtveldt, Yolande Avontroodt, Frederik Goemaere, Stefan Van den Heuvel en Rita Tutelaars

Artikel 1.De raad voor maatschappelijk welzijn keurt het addendum aan de huidige gebruikersovereenkomst tussen OCMW Schilde en de onthaalouders van Philou goed.

Publicatiedatum: 24/05/2023

Overzicht punten

RMW-raad zitting van 20 03 2023

Huur kinderdagverblijf August Dierckxlaan

Voorgeschiedenis

● Beslissing van het vast bureau van 2 augustus 2021 om het pand op de August Dierckxlaan 55 ter beschikking te stellen van een privé-initiatief kinderopvang en hiervoor de procedure op te starten.

● Beslissing van het vast bureau van 6 september 2021 om de concessie voor het kinderdagverblijf gelegen op de August Dierckxlaan 55 toe te kennen aan mevrouw Eva Dierickx.

● Op 22 augustus 2022 nam het vast bureau kennis van het aankoopbod van de heer van den Langenbergh voor het pand gelegen in de August Dierckxlaan 55.

● Beslissing van het vast bureau van 28 februari 2023 om het principe van de verhoogde huur door isolerende maatregelen te laten goedkeuren door de raad voor maatschappelijk welzijn.

Feiten en context

● Op 15 december 2022 gaf de uitbaatster van kinderdagverblijf De Droomwereld aan dat energiekosten van het pand in de August Dierckxlaan 55 niet meer haalbaar zijn.

● Op 10 januari 2023 vond een overleg plaats tussen de burgemeester, de eigenaar van het pand en de dienstverantwoordelijke kinderopvang om te bekijken welke energiebesparende maatregelen kunnen gebeuren om het gebouw energiezuiniger te maken.

● Het voorstel is om het dak en zolder te isoleren, tochtstrips aan de buitendeuren te plaatsen, de rolluiken te isoleren, enkel glas vervangen door hoogrendementsglas.

● De geraamde investering bedraagt 12.000 euro inclusief btw.

● Maandelijks betaalt het OCMW 1.203,82 euro huur.

● De uitbaatster van De Wondere Wereld betaalt hetzelfde bedrag als concessievergoeding.

Juridische gronden

Artikel 84 §3, 3° van het decreet lokaal bestuur

Het vast bureau is bevoegd voor het financiële beheer, onder voorbehoud van de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn.

Argumentatie

● De gemeente wil kinderdagverblijven ondersteunen.

● De verhuurder is niet verplicht een EPC-attest af te leveren; noch energiebesparende maatregelen te nemen omdat het geen woning betreft.

● De verhuurder vraagt een tegemoetkoming van 25 euro extra huur per 1000 euro energiebesparende maatregelen van de gemeente om de extra investeringskosten te dragen.

Financiële gevolgen

MJP	MJP001632
Actie	AC000148
Algemene rekening	61002000000
Beleidsveld	0945
Bedrag Visum financieel directeur	maandelijkse verhoging van de huurprijs met 250 euro

BESLUIT

Stemming: 24 stemmen voor: Dirk Bauwens, Olivier Verhulst, Kathleen Krekels, Peter Mendonck, Marian Van Alphen, Pascale Gielen, Marijke Dillen, Kristof Droessaert, Valérie Van Genechten, Hendrik Bellens, Annemie Laforce-Vergote, Hans Hanssen, Leen Scholiers, Philippe Verschueren, Laurenz Van Ginneken, Pieter-Jan Fraussen, Micheline Duysens, Tara Godts, Valerie Michel, Margot Van Overtveldt, Yolande Avontroodt, Frederik Goemaere, Stefan Van den Heuvel en Rita Tutelaars

Artikel 1. De raad voor maatschappelijk welzijn keurt het principe om de huurprijs te verhogen met 25 euro per 1.000 euro netto-investering in energiebesparende maatregelen goed. Dit met een maximum van 250 euro per maand.

Publicatiedatum: 24/05/2023