Niko Leuridan Philippe Verschueren Hans Hanssen Valérie Van Genechten Dirk Weber Jukka Van den Bulcke Marijke Dillen Laurenz Van Ginneken Ilse Konings Hendrik Bellens Olivier Verhulst Valerie Michel Tara Godts Dirk Van Gestel Julie Van Marcke Rob Belmans Yolande Avontroodt Evelien Hens Christian Hazard Marian Van Alphen Dirk Bauwens Micheline Duysens Kathleen Krekels Joost Van der Hallen Niko Leuridan Philippe Verschueren Hans Hanssen Valérie Van Genechten Dirk Weber Jukka Van den Bulcke Marijke Dillen Laurenz Van Ginneken Hendrik Bellens Olivier Verhulst Valerie Michel Tara Godts Dirk Van Gestel Julie Van Marcke Rob Belmans Yolande Avontroodt Evelien Hens Christian Hazard Marian Van Alphen Dirk Bauwens Micheline Duysens Kathleen Krekels Joost Van der Hallen Dirk Bauwens Marian Van Alphen Tara Godts Evelien Hens Kathleen Krekels Christian Hazard Philippe Verschueren Julie Van Marcke Valérie Van Genechten Laurenz Van Ginneken Hendrik Bellens Valerie Michel Yolande Avontroodt Olivier Verhulst Niko Leuridan Micheline Duysens Rob Belmans Joost Van der Hallen Jukka Van den Bulcke Dirk Van Gestel Dirk Weber Marijke Dillen Hans Hanssen aantal voorstanders: 16 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 7 Goedgekeurd
Voorgeschiedenis
● Beslissing college van burgemeester en schepenen van 14 april 2014 - Beslissing om het maken van fotokopieën als voordeel in natura uit de subsidiereglementen te halen en hiervoor een apart reglement op te maken.
● Beslissing college van burgemeester en schepenen van 29 december 2014 - Goedkeuring van de principes van het retributiereglement op het gebruik van het gemeentelijk kopieertoestel.
● Beslissing college van burgemeester en schepenen van 12 januari 2015 - Beslissing om categorie scholen mee op te nemen in het retributiereglement waarbij scholen een retributie betalen vanaf 5.000 kopieën per jaar.
● Goedkeuring van de gemeenteraad op 23 februari 2015 - Goedkeuring van het retributiereglement op het gebruik van het gemeentelijk kopieertoestel
● Advies van managementteam van 6 juni 2018: Advies om het huidige reglement gebruik kopieertoestel in een verkiezingsjaar niet aan te passen.
● Beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 13 mei 2019 - Beslissing om het huidig reglement voor het gebruik van het gemeentelijke kopieertoestel te behouden en om de mogelijkheid tot het nemen van kleurenkopieën te koppelen aan het nieuwe bestek voor de kopieertoestellen.
● Beslissing van het college van burgemeester en schepenen op 13 december 2021 - Beslissing om het reglement 'Gebruik gemeentelijk kopieertoestel' aan te passen.
● Goedkeuring van de gemeenteraad van 21 februari 2022 - Goedkeuring van het aangepaste retributiereglement 'Gebruik gemeentelijk kopieertoestel', met ingang vanaf 1 maart 2022.
Feiten en context
● Erkende verenigingen, scholen, BIN's en parochies kunnen gebruik maken van de gemeentelijke kopieertoestellen.
● Kopieën kunnen genomen worden op de twee printers aan het onthaal en de printer op de vrijetijdsdienst.
● In de praktijk wordt er enkel gekopieerd op de printers aan het onthaal.
● Vanaf 2022 is het ook mogelijk om kleurenkopieën te maken.
● In 2025 werden in totaal 43.412 A4 zwart-witkopieën, 73 A3 zwart-witkopieën, 4.065 A4 kleurenkopieën en 6 A3 kleurenkopieën genomen.
● Scholen en BIN's maken geen gebruik van de kopieerservice.
● Parochies Sint-Catharina (8.014 A4 zwart/wit), Sint-Guibertus (14.628 A4 zwart/wit) en Okra Schilde (10.748 A4 zwart/wit) zijn de grootste afnemers.
● Het gaat in deze gevallen niet louter om het maken van fotokopieën, maar ook bijkomende dienstverlening zoals het maken van bijvoorbeeld recto-verso misboekjes met nietje en gekleurd voorblad.
● Parochies zijn vrijgesteld van betaling voor de eerste 10.000 fotokopieën; scholen voor de eerste 5.000 kopieën.
● De retributie houdt rekening met de clickprijs (kost per kopie), verbruiksproducten (toner, papier) en het onderhoud van de toestellen.
● Per werkingsjaar worden de kosten voor de kopieën door het evenementenloket gefactureerd.
● Het aangepaste reglement voorziet volgende wijzigingen:
○ beperken van de dienstverlening tot standaard kopieën;
○ verhogen van de retributie. Hiervoor werd een vergelijkende studie gemaakt tussen de kostprijs bij vier kopieercentra. De nieuwe tarieven zijn een gemiddelde van de prijzen bij afname van 1000 exemplaren (= meest gunstige prijs);
○ de drempel van 5.000 respectievelijk 10.000 fotokopieën voor scholen en parochies vervalt;
○ beperken tot het gebruik van het kopieertoestel aan het onthaal van het gemeentehuis en dit uitsluitend tijdens de openingsuren;
○ tijdens de verbouwingswerken kan er gekopieerd worden aan het onthaal in de Witte Kerk;
○ de gebruiker staat zelf in voor het maken van de fotokopieën, tenzij anders wordt afgesproken;
○ in dit geval wordt het te kopiëren bestand minimaal twee dagen op voorhand digitaal aan het onthaal bezorgd;
○ opname van een bepaling rond privacy en gegevensbescherming.
Juridische gronden
Artikel 40 §3 van het decreet lokaal bestuur
De gemeenteraad stelt de gemeentelijke reglementen vast.
Argumentatie
● Uit rondvraag bij buurgemeenten bleek dat de meeste gemeenten geen kopieerservice aanbieden aan verenigingen.
● In Schilde zijn er twee commerciële spelers die een kopieerservice aanbieden.
● De huidige retributie voor het gebruik van het gemeentelijke kopieertoestel ligt een behoorlijk stuk lager dan bij de commerciële spelers waardoor concurrentie wordt aangegaan met de lokale handelaars.
● Door het aanbieden van pasfoto’s op de dienst burgerzaken is de fotoservice bij lokale handelaars grotendeels weggevallen.
● Het behoud van de huidige kopieerservice houdt het risico in om oneerlijke concurrentie te creëren met lokale ondernemers.
● De meeste scholen en verenigingen beschikken over eigen apparatuur en digitale alternatieven zijn meer en meer van toepassing.
● Een kopieerservice is een praktische dienstverlening, maar geen essentiële publieke taak.
● De kopieerservice vraagt niet alleen verregaande operationele ondersteuning van de onthaalmedewerkers, maar vergt ook administratieve verwerking en opvolging, aangezien de facturatie via het evenementenloket verloopt.
● De gewijzigde retributies en wegvallen van de drempel voor parochies (en scholen) betekent een geraamde meeropbrengst van 2.500 euro per jaar.
● Het gewijzigde reglement ondersteunt verenigingen, scholen, BIN's en parochies terwijl het de administratie voldoende beschermt om de dienstverlening duurzaam te kunnen blijven aanbieden.
BESLUIT
Stemming: 16 stemmen voor: Dirk Bauwens, Kathleen Krekels, Marian Van Alphen, Valérie Van Genechten, Valerie Michel, Christian Hazard, Yolande Avontroodt, Olivier Verhulst, Philippe Verschueren, Hendrik Bellens, Laurenz Van Ginneken, Tara Godts, Micheline Duysens, Evelien Hens, Julie Van Marcke en Niko Leuridan 7 stemmen tegen: Marijke Dillen, Hans Hanssen, Joost Van der Hallen, Rob Belmans, Dirk Van Gestel, Jukka Van den Bulcke en Dirk Weber |
Artikel 1. De gemeenteraad keurt het gewijzigde retributiereglement op het gebruik van het gemeentelijk kopieertoestel dat in gaat vanaf 1 juni 2026 goed.
Register der bekendmakingen
Deze webpagina vormt het openbare register van gemeentelijke reglementen en verordeningen, in overeenstemming met het besluit van de Vlaamse regering van 28 april 2023 betreffende de bekendmakingen en raadpleegbaarheid van besluiten en documenten van het lokale bestuur met betrekking tot de manier waarop ze moeten worden bijgehouden.
Wanneer een publicatie wordt uitgevoerd, zal er een expliciete "bundel" van het document worden opgeslagen. Op dat moment is het document inhoudelijk niet meer aanpasbaar door de gebruiker.
Deze "bundel" bestaat uit:
De inhoud van de publicatie op het moment dat deze werd uitgevoerd.
Een unieke identificatie van de gebruiker die de actie heeft uitgevoerd.
De tijdstempel waarop de actie heeft plaatsgevonden.
Al deze gegevens staan in een aparte publicatie omgeving die beveiligd en toegankelijk is voor een beperkt aantal personen.