Voorgeschiedenis
● Het managementteam van 7 september 2023 besliste om positief advies te verlenen voor de aankoop van het EagleBe-Smart City Platform.
● Het college van burgemeester en schepenen van 23 oktober 2023 besliste om principieel akkoord te gaan met de ICT-projecten voor 2024 waaronder het EagleBe-Smart City Platform.
● Het college van burgemeester en schepenen van 31 oktober 2023 besliste om akkoord te gaan met de voorbereiding van de aankoop van het programma EagleBe-Smart City Platform via de aankoopcentrale van Brugge met inbegrip van de volgende modules:
○ module inname openbaar domein;
○ module evenementen.
● Het college van burgemeester en schepenen van 31 oktober 2023 besliste om in combinatie met de ingebruikname van het EagleBe-Smart City Platform, module inname openbaar domein, een retributiereglement voor inname openbaar domein uit te werken.
● Het college van burgemeester en schepenen van 26 februari 2024 besliste om akkoord te gaan met het retributiereglement tijdelijke inname openbaar domein en ontlening van parkeerverbodsborden.
● Het college van burgemeester en schepenen van 26 februari 2024 besliste om het retributiereglement tijdelijke inname openbaar domein en ontlening van parkeerverbodsborden voor te leggen op de gemeenteraad van 18 maart 2024.
Feiten en context
Inname openbaar domein:
● doorheen het jaar vragen inwoners, organisatoren, aannemers en andere types aanvragers voor heel wat verschillende redenen en doeleinden vaak een inname openbaar domein aan. Op jaarbasis worden gemiddeld 600 aanvragen ontvangen;
● aanvragen dienen momenteel via een webformulier via de gemeentelijke website te verlopen;
● er wordt geen retributie gevraagd voor innames openbaar domein;
● vergunningen worden vaak laattijdig aangevraagd.
Juridische gronden
● Artikel 40 §3 van het decreet lokaal bestuur
De gemeenteraad stelt de gemeentelijke reglementen vast. Met behoud van de toepassing van de federale wetgeving in verband met de bevoegdheid van de gemeenteraad om politieverordeningen vast te stellen, kunnen de reglementen onder meer betrekking hebben op het gemeentelijk beleid, de gemeentelijke belastingen en retributies, en op het inwendige bestuur van de gemeente.
● Artikel 41 §14 van het decreet lokaal bestuur
De volgende bevoegdheden kunnen niet aan het college van burgemeester en schepenen worden toevertrouwd: het vaststellen van de gemeentebelastingen en het vaststellen van de machtiging tot het heffen van de retributies en de voorwaarden ervan, inclusief verminderingen en vrijstellingen.
● Artikel 286 §1, 1° van het decreet lokaal bestuur
De burgemeester maakt de volgende besluiten en de inhoud ervan bekend via de webtoepassing van de gemeente: de reglementen en de verordeningen van de gemeenteraad, van het college van burgemeester en schepenen en van de burgemeester.
● Artikel 287 van het decreet het lokaal bestuur
De bekendmaking van de lijst van de besluiten gebeurt binnen tien dagen nadat ze genomen zijn, met vermelding van de datum waarop ze via de webtoepassing worden bekendgemaakt.
● Artikel 288 van het decreet lokaal bestuur
De reglementen en verordeningen, vermeld in artikel 286, § 1, 1° en 2°, en de reglementen, vermeld in artikel 286, § 2, 1° en 2°, treden in werking op de vijfde dag na de bekendmaking ervan, tenzij het anders bepaald is.
Argumentatie
● Via EagleBe zal de verwerking van de aanvragen digitaal gebeuren. Dit zal zorgen voor een efficiëntere werking. De nieuwe procedure zal na goedkeuring van het retributiereglement voorgelegd worden aan het college van burgemeester en schepenen.
● De huidige manier van werken heeft zijn beperkingen om schade aan het openbaar domein te beperken. EagleBe zal voor volgende verbeteringen zorgen:
○ in de toekomst kunnen er in EagleBe voorafgaandelijk plaatsbeschrijvingen van het openbaar domein gevraagd worden;
○ controles worden nu niet op een gestructureerde manier ingepland. In EagleBe kunnen er controletaken aangemaakt worden om de innames openbaar domein op te volgen;
○ schade aan het openbaar domein kan via incidenten opgevolgd worden en in de toekomst verhaald worden op de vergunningshouders of verantwoordelijken van de inname openbaar domein.
● Burgers kunnen op de hoogte gebracht worden van geplande hinder:
○ elke vergunning wordt automatisch gepubliceerd op een handige online kaart. Zo weet elke burger onder andere welk evenement van start zal gaan, waarom er gewerkt wordt in welke straat en wie de verantwoordelijke dienst is;
○ het is een online webbased programma waardoor het programma vlot toegankelijk;
○ het programma laat toe om op een professionele en klantvriendelijke wijze te werken.
● EagleBe biedt de mogelijkheid om een betaling te koppelen aan een inname openbaar domein (bijvoorbeeld bij een parkeerverbod bij grote langdurige werken). Vele lokale besturen waaronder Wijnegem, Ranst, Schoten en Zoersel hanteren een gekoppeld retributiereglement "inname openbaar domein" aan het gebruik van EagleBe in de vorm van een terugverdienmodel. Deze retributie zorgt er ook voor dat langdurige hinder wordt ontmoedigd.
● Via het aanrekenen van een retributie voor een spoedprocedure worden laattijdige aanvragen voor inname openbaar domein ontmoedigd.
● Door het aanpassen van de verwerkingstermijn voor bepaalde categorieën naar 14 werkdagen in plaats van 10 dagen wordt de werkdruk verlaagd en kunnen er meer controles gebeuren van lopende innames openbaar domein.
● EagleBe-Smart city Platform is een online platform dat gericht is op het regelen van het vergunningsproces voor iedereen die het openbaar domein wil gebruiken. EagleBe vormt de draaischijf tussen alle actoren die betrokken zijn op dit openbaar domein: de gemeentelijke administratie maar ook politie, aannemers, organisatoren en burgers.
● EagleBe biedt de mogelijkheid om aan de slag te gaan met een module voor inname openbaar domein en een module voor evenementen, en biedt de mogelijkheid om voor inname openbaar domein en evenementen op een éénduidige manier te werken voor zowel de aanvrager als de administratie.
Financiële gevolgen
MJP | MJP001007 |
Actie | AC000143 |
Algemene rekening | 700009990 |
Beleidsveld | 0200 |
Bedrag Visum financieel directeur | te evalueren na een jaar niet van toepassing |
BESLUIT
Stemming: 22 stemmen voor: Dirk Bauwens, Olivier Verhulst, Kathleen Krekels, Peter Mendonck, Marian Van Alphen, Marijke Dillen, Kristof Droessaert, Hendrik Bellens, Hans Hanssen, Philippe Verschueren, Laurenz Van Ginneken, Pieter-Jan Fraussen, Marleen Struyf, Micheline Duysens, Tara Godts, Valerie Michel, Yolande Avontroodt, Frederik Goemaere, Rita Tutelaars, Franky Cools, Els Heip en Pascale Gielen |
Artikel 1. De gemeenteraad gaat akkoord met retributiereglement tijdelijke inname openbaar domein en ontlening van parkeerverbodsborden vanaf aanvangsdatum 1 april 2024.