Voorgeschiedenis
● Op 22 februari 2021 verleende de gemeenteraad goedkeuring aan de lastvoorwaarden, de raming en de plaatsingsprocedure van de opdracht ‘onderhoud sportvelden – contract over 3 jaar’.
● Op 26 april 2021 besliste het college van burgemeester en schepenen om de opdracht ‘onderhoud sportvelden - contract over 3 jaar’ te gunnen aan de firma met de enige regelmatige offerte (op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding), zijnde F. Kennes bvba, Ulicotenseweg 66A te 2328 Hoogstraten, tegen het nagerekende offertebedrag van 78.450,00 euro exclusief btw of 94.924,50 euro inclusief 21% btw.
● Op 22 januari 2024 besliste het college van burgemeester en schepenen om het jaarlijks groot onderhoud van de 7 gemeentelijke openlucht natuurgrassportvelden vanaf 2024 te laten uitvoeren door de hoofdgebruiker/beheerder van de sportvelden, om hiervoor een subsidie te voorzien en om het ontwerp van subsidiereglement 'regeneratie natuurgrassportterreinen' ter goedkeuring voor te leggen aan de gemeenteraad in zitting van 19 februari 2024.
Feiten en context
● De afgelopen drie jaren (2021-2022-2023) stond de firma F. Kennes uit Hoogstraten in opdracht van het lokaal bestuur in voor het jaarlijks groot onderhoud van volgende 7 gemeentelijke openlucht natuurgrassportterreinen:
○ rugbyterrein A De Kaak (Wijnegemsteenweg);
○ rugbyterrein B De Caters (Moerstraat);
○ grasveld atletiekpiste De Caters (Moerstraat);
○ voetbalterrein B Molenakker (Gillès De Pélichylei);
○ voetbalterrein A Rozenhoek (Oelegemsteenweg);
○ voetbalterrein B Rozenhoek (Oelegemsteenweg);
○ voetbalterrein C Rozenhoek (Oelegemsteenweg).
● Het jaarlijks groot onderhoud omvat, al naargelang de specifieke situatie van een veld, volgende ingrepen:
○ het nivelleren van het terrein;
○ het doorzaaien met geschikt sportgazonmengsel;
○ het bemesten;
○ het maaien van het gras in de periode van de regeneratie;
○ het diepverluchten en bezanden;
○ het volledig omdoen en opnieuw inzaaien (enkel wanneer echt vereist);
○ onkruidbestrijding.
● In sommige gevallen opteerden de clubs voor extra gezeefde grond, die ze op eigen kosten bijbestelden.
● De jaarlijkse kostprijs voor het lokaal bestuur voor het groot onderhoud van de 7 sportterreinen werd vooraf (2021) geraamd op 31.641,50 euro inclusief btw.
● De reële jaarlijkse kost voor het groot onderhoud voor het lokaal bestuur bedroeg respectievelijk 25.264,80 euro (2021), 31.641,50 euro (2022) en 30.346,80 euro (2023), wat overeenkomt met een gemiddelde van 29.084,37 euro per jaar.
● Het contract met de firma F. Kennes liep af in 2023.
● Elk van de 7 gemeentelijke natuurgrassportterreinen kent een hoofdgebruiker of sportclub die via een gebruiks- of concessieovereenkomst instaat voor het beheer van de infrastructuur waarvan het natuurgrasveld deel uitmaakt:
○ KSK ’s-Gravenwezel-Schilde voor de natuurgrassportterreinen op Molenakker en Rozenhoek;
○ Rugbyclub Diabolos voor de rugbyterreinen A (De Kaak) en B (De Caters);
○ Schilde Atletiek Club (SAC) voor het grasveld van de atletiekpiste op De Caters.
● Hoewel het groot onderhoud in overleg met de betrokken clubs gebeurde, toonden deze laatsten zich niet altijd tevreden met het geleverde werk.
● De drie vermelde hoofdgebruikers/beheerders (KSK, Diabolos en SAC) zijn vragende partij om het jaarlijks groot onderhoud over te nemen mits vergoeding van de reële en aantoonbare kosten zodat ze het op eigen maat kunnen laten uitvoeren met inbreng van hun specifieke ervaring en expertise.
● Na bespreking in de schoot van de sportraad op 26 september (raad van bestuur) en 5 oktober 2023 (algemene vergadering) en op basis van overleg met de drie betrokken sportclubs op 6 december 2023 en op 11 en 25 januari 2024, werd bijgevoegd subsidiereglement ‘regeneratie natuurgrassportterreinen’ opgemaakt.
● Het subsidiereglement ‘regeneratie natuurgrassportterreinen’ vertrekt vanuit volgende principes:
○ de hoofdgebruiker/beheerder staat in voor het jaarlijks groot onderhoud van zijn/haar openlucht natuurgrassportterrein(en);
○ bepaling van de 7 terreinen en van de subsidiabele werken en goederen, met toepassing van het decretaal verbod op het gebruik van chemische onkruidbestrijdingsmiddelen;
○ de hoofdgebruiker/beheerder kan voor het jaarlijks groot onderhoud een subsidie bekomen op basis van de reëel aantoonbare kosten en met een maximumbedrag per terrein of cluster van terreinen;
○ het maximaal voorziene subsidiebedrag per jaar voor alle 7 terreinen samen (32.700 euro) komt overeen met de voorziene gemeentelijke jaarkost in de periode 2021-2023 (31.600 euro) maar met ABEX-indexatie;
○ 75% van het eventuele verschil tussen de reëel aantoonbare kost en het vastgestelde limietbedrag gaat als incentive naar de club en 25% naar de gemeente (win-win);
○ het limietbedrag wordt jaarlijks geïndexeerd (ABEX);
○ de clubs moeten de wet op de overheidsopdrachten volgen en bij minstens drie verschillende firma’s een prijsofferte vragen voor de uit te voeren werken;
○ de procedure voorziet een korte administratieve en technische controle door het lokaal bestuur;
○ uiterlijk na drie jaar wordt het subsidiereglement geëvalueerd.
● De principes werden juridisch afgetoetst met Rasschaert Advocaten.
Juridische gronden
● Artikel 40 §3 van het decreet lokaal bestuur
De gemeenteraad stelt de gemeentelijke reglementen vast.
● Artikel 41, 23° van het decreet lokaal bestuur
De gemeenteraad is bevoegd voor het vaststellen van subsidiereglementen en het toekennen van nominatieve subsidies.
● Artikel 56 §3, 1° van het decreet lokaal bestuur
Het college van burgemeester en schepenen is bevoegd voor de daden van beheer over de gemeentelijke inrichtingen en eigendommen, in voorkomend geval binnen de door de gemeenteraad vastgestelde algemene regel.
● Artikel 56 §3, 3° van het decreet lokaal bestuur
Het college van burgemeester en schepenen is bevoegd voor het financiële beheer, met behoud van de toepassing van de bevoegdheden van de gemeenteraad.
Inspraak en advies
Positief advies vanwege de raad van bestuur van de sportraad op 18 januari 2024.
Argumentatie
● De hoofdgebruikers/beheerders van de 7 gemeentelijke natuurgrassportterreinen zijn ervan overtuigd dat ze de sportvelden kwalitatief beter kunnen laten onderhouden tegen dezelfde of mogelijk zelfs lagere (geïndexeerde) kostprijs.
● De gemeente streeft er naar om de natuurgrasvelden zo goed mogelijk te laten onderhouden binnen het wettelijke kader tegen een maatschappelijk verantwoorde kostprijs.
● Door het groot onderhoud van de natuurgrassportterreinen te laten uitvoeren door de hoofdgebruiker/beheerder, wordt het onderhoud maximaal op maat van de (hoofd)gebruiker afgestemd en kan deze zijn kennis en ervaring inbrengen.
● Door het maximale subsidiebedrag te limiteren op basis van de (geïndexeerde) kostprijs van de afgelopen drie jaren en door de mogelijkheid van een financiële incentive te voorzien, worden de clubs geresponsabiliseerd om kosten en baten goed af te wegen.
● De sportclubs die hoofdgebruiker/beheerder zijn van de gemeentelijke natuurgrassportterreinen hebben er alle belang bij de velden zo optimaal mogelijk te laten onderhouden tegen de economisch meest voordelige prijs.
● Het uitbesteden van het groot onderhoud aan de hoofdgebruiker/beheerder kan bijgevolg een win-win situatie creëren waarbij zowel de werking van de club als de werking van het lokaal bestuur voordelen genieten.
● Enkel door dit uit te proberen en te evalueren kunnen het lokaal bestuur en de clubs de daadwerkelijke voor- en nadelen leren kennen.
● Het subsidiereglement houdt rekening met de bepalingen van de wet op de overheidsopdrachten en het decretaal verbod op het gebruik van chemische onkruidbestrijdingsmiddelen op eigendommen van openbare besturen.
Financiële gevolgen
MJP | MJP000035 Onderhoud sportvelden |
Actie | AC000168 |
Algemene rekening | 6139999900 |
Beleidsveld | 0742 |
Bedrag | Er is voor 2024, 2025 en 2026 47.500 euro voorzien op MJP000035 voor het onderhoud van de sportvelden. Bij goedkeuring van het subsidiereglement door de gemeenteraad zal 32.700 euro (jaarlijks geïndexeerd volgens ABEX) worden verschoven van MJP000035 (61-rekening) naar een nieuw MJP-nummer voor subsidies (64-rekening) voor de jaren 2024, 2025 en 2026. |
Visum financieel directeur | 24/007 van datum 7 februari 2024 |
BESLUIT
Stemming: 20 stemmen voor: Dirk Bauwens, Olivier Verhulst, Kathleen Krekels, Peter Mendonck, Marian Van Alphen, Pascale Gielen, Marijke Dillen, Kristof Droessaert, Valérie Van Genechten, Hendrik Bellens, Hans Hanssen, Philippe Verschueren, Laurenz Van Ginneken, Micheline Duysens, Tara Godts, Valerie Michel, Yolande Avontroodt, Frederik Goemaere, Franky Cools en Els Heip 1 onthouding: Marleen Struyf |
Artikel 1. De gemeenteraad gaat akkoord met het subsidiereglement 'regeneratie natuurgrassportterreinen' dat ingaat vanaf 1 maart 2024.