Meeting.burger Schilde

Voorgeschiedenis

● Op 21 januari 2019 keuren de raden het huishoudelijk reglement goed.

● Op 16 december 2020 keuren de raden een aangepast huishoudelijk reglement goed.

● Op 20 juni 2022 keuren de raden een aangepast huishoudelijk reglement goed. De aanpassing drong zich op om verschillende redenen:

○ digitale vergaderingen hebben tot aangepaste werkwijzen geleid;

○ hoe omgaan met de overgang van digitale naar fysieke vergaderingen;

○ afstemming van lokale praktijken op het decreet lokaal bestuur:

■ notulen en zittingsverslag;

■ agendapunten;

○ afstemming op de instrumenten van de Vlaamse overheid;

○ evaluatiemoment van de werking van de gemeenteraad.

● Op 23 januari 2023 keurden de raden een aanpassing van het huishoudelijk reglement goed. De aanpassing was noodzakelijk omwille van een klacht bij de gouverneur.

Feiten en context

Bij de goedkeuring van het huishoudelijk reglement in juni 2022 werd afgesproken om een jaarlijkse evaluatie te doen. De evaluatie werd geobjectiveerd door het gebruik van de verschillende instrumenten waarover raadsleden en burgers beschikken in kaart te brengen in een rapport.

Juridische gronden

Artikel 38 van het decreet lokaal bestuur

De gemeenteraad stelt bij aanvang van de zittingsperiode een huishoudelijk reglement vast waarin aanvullende maatregelen worden opgenomen voor de werking van de raad en waarin minstens bepalingen worden opgenomen over:

● de vergaderingen waarvoor presentiegeld wordt verleend, het bedrag van het presentiegeld en de nadere regels voor de eventuele terugbetaling van specifieke kosten die verband houden met de uitoefening van het mandaat van gemeenteraad of lid van het college van burgemeester en schepenen;

● de wijze van verzending van de oproeping en de terbeschikkingstelling van het dossier aan de gemeenteraadsleden, alsook de wijze waarop de algemeen directeur of de door hem aangewezen personeelsleden, aan de raadsleden die erom verzoeken, technische inlichtingen verstrekken over die stukken;

● de wijze waarop de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergaderingen van de gemeenteraad openbaar worden gemaakt;

● de voorwaarden voor het inzagerecht en het recht van afschrift voor gemeenteraadsleden en de voorwaarden voor het bezoekrecht aan de instellingen en diensten die de gemeente opricht en beheert;

● de voorwaarden waaronder de gemeenteraadsleden hun recht uitoefenen om aan de burgemeester en het college van burgemeester en schepenen mondelinge en schriftelijke vragen te stellen;

● de wijze van notulering en de wijze waarop de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering ter beschikking worden gesteld van de gemeenteraadsleden;

● de nadere regels voor de samenstelling en de werking van de commissies en de fracties;

● de wijze waarop en de persoon door wie de stukken van de gemeente, vermeld in artikel 279, worden ondertekend;

● de nadere voorwaarden waaronder het recht om verzoekschriften in te dienen, wordt uitgeoefend, en de wijze waarop de verzoekschriften worden behandeld;

● de wijze van het ter kennis brengen van de beslissingen, vermeld in artikel 50, vijfde lid;

● de keuze om digitaal of hybride te vergaderen en de wijze waarop;

● de omstandigheden waarin digitaal vergaderen kan georganiseerd worden;

● de omstandigheden waarin hybride vergaderen kan georganiseerd worden.

De gemeenteraad kan het huishoudelijk reglement op elk moment wijzigen.

Argumentatie

Uit de evaluatie blijkt een goede opvolging van het gewijzigde reglement. Het aantal en de aard van de vragen worden goed opgevolgd. De raadsleden respecteren ook de timing voor de bespreking van de agendapunten. Op basis van het evaluatieverslag kan de positieve evolutie nog verder doorgezet worden door:

● het gebruik van de bestaande kanalen (nieuwsbrief, seizoenskompas,…) nog meer te promoten;

● een evaluatie van de nieuwsbrief aan de raadsleden: voldoet deze aan de verwachtingen, wat willen raadsleden meer lezen,…;

● communicatie over de participatiemogelijkheden voor burgers.

BESLUIT

Stemming: 19 stemmen voor: Dirk Bauwens, Kathleen Krekels, Peter Mendonck, Marian Van Alphen, Pascale Gielen, Marijke Dillen, Valérie Van Genechten, Hendrik Bellens, Annemie Laforce-Vergote, Leen Scholiers, Philippe Verschueren, Laurenz Van Ginneken, Micheline Duysens, Tara Godts, Valerie Michel, Yolande Avontroodt, Frederik Goemaere, Stefan Van den Heuvel en Rita Tutelaars

3 onthoudingen: Hans Hanssen, Pieter-Jan Fraussen en Marleen Struyf

Artikel 1. De gemeenteraad beslist de evaluatie van het huishoudelijk reglement goed te keuren. Het is niet noodzakelijk het huishoudelijk reglement aan te passen.