Voorgeschiedenis

●        Op 18 februari 2021 formuleerde het managementteam een advies over de startnota 'Optimalisatie van de adviesraden'.

●        Op 8 maart 2021 besliste het college van burgemeester en schepenen de startnota 'Optimalisatie van de adviesraden' goed te keuren.

●        Op 6 april 2021 gaf de raadscommissie feedback over de startnota 'Optimalisatie van de adviesraden'.

●        Er werd een werkgroep met vertegenwoordigers vanuit de adviesraden samengesteld. Deze kwam samen op 7 april 2021, 15 april 2021, 22 april 2021 en 29 april 2021.

●        Op 30 april 2021 is het advies van de werkgroep over het ontwerp van participatiereglement overgemaakt aan het bestuur.

●        Op 31 mei 2021 formuleerde het college van burgemeester en schepenen een antwoord op het advies van de werkgroep en werd een aangepast ontwerp van participatiereglement goedgekeurd.

●        Op 8, 22 en 27 september 2021 kwam de werkgroep met vertegenwoordigers vanuit de adviesraden opnieuw samen om advies te formuleren op het aangepast ontwerp participatiereglement.

●        Op 7 oktober 2021 is het advies van de werkgroep over het aangepast ontwerp van participatiereglement overgemaakt aan het bestuur.

●        4 november 2021 werd het antwoord van het college van burgemeester en schepenen op het advies gegeven aan de werkgroep door burgemeester Dirk Bauwens.

●        Toelichting van het participatiereglement aan de raadscommissie van 6 december 2021

●        De gemeenteraad keurde op 20 december 2021 het participatiereglement goed.

●        Op 27 mei 2024 besliste de gemeenteraad de naam van de gehandicaptenraad te wijzigen naar welzijnsraad.

●        Op 20 januari 2025 besliste het college van burgemeester en schepenen aan de helikopterraad te vragen om:

○        een campagne uit te werken voor de werving van de leden van de adviesraden en overlegstructuren, die zal uitgevoerd worden door de dienst communicatie;

○        een afsprakennota, zoals voorzien in artikel 4 §3 uit te werken, in samenspraak met de adviesraden en overlegstructuren.

●        Op 20 januari 2025 besliste het college van burgemeester en schepenen het aangepast participatiereglement te agenderen voor de gemeenteraad van 17 februari 2025.

Feiten en context

De gemeenteraad moet volgens het decreet lokaal bestuur een beleid voeren om de burgerparticipatie mogelijk te maken. Dit beleid moet de betrokkenheid en de inspraak van burgers of doelgroepen bevorderen. Daarnaast moet de gemeenteraad overgaan tot de organisatie van raden en overlegstructuren.

Juridische gronden

●        Artikel 304 §1 van het decreet lokaal bestuur

De gemeenteraad voert een beleid op het vlak van de betrokkenheid en de inspraak van de burgers of van de doelgroepen, met inbegrip van een regeling over het recht van de inwoners om voorstellen en vragen op de agenda van de gemeenteraad te zetten.

Het eerste lid is van toepassing op het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, met dien verstande dat "gemeenteraad" wordt gelezen als "raad voor maatschappelijk welzijn".

●        Artikel 304 §3 van het decreet lokaal bestuur

Onder voorbehoud van de wettelijke en decretale bepalingen die op dit gebied gelden, kan alleen de gemeenteraad overgaan tot de organisatie van raden en overlegstructuren die als opdracht hebben op regelmatige en systematische wijze het gemeentebestuur te adviseren.

Ten hoogste twee derde van de leden van de raden en de overlegstructuren, vermeld in het eerste lid, is van hetzelfde geslacht. Als dat niet het geval is, kan niet op rechtsgeldige wijze advies worden uitgebracht.

Gemeenteraadsleden en leden van het college van burgemeester en schepenen kunnen geen stemgerechtigd lid zijn van de raden en de overlegstructuren, vermeld in het eerste lid.

●        Artikel 304 §4 van het decreet lokaal bestuur

De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn kunnen ook andere initiatieven nemen om de inspraak van de burgers te bevorderen.

●        Artikel 304 §5 van het decreet lokaal bestuur

De gemeenteraad bepaalt bij reglement de wijze waarop concreet vorm gegeven wordt aan de inspraak, vermeld in paragraaf 1 tot en met 4, voor de gemeente en haar organen.

De raad voor maatschappelijk welzijn bepaalt bij reglement de wijze waarop concreet vorm gegeven wordt aan de inspraak, vermeld in paragraaf 1, 2 en 4, voor het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn en zijn organen.

Inspraak en advies

●        Het voorstel van de helikopterraad betreffende de werving van de leden van de adviesraden en overlegstructuren, die uitgevoerd zal worden door de dienst communicatie bestaat uit twee onderdelen: een eerste deel is algemene bekendmaking van de adviesraden en de aanwerving van nieuwe leden, een tweede deel bestaat uit het ondersteunen van de adviesraden en overlegstructuren bij het aanspreken van hun doelgroepen.
1. Algemene bekendmaking naar breed publiek
Via 2970info, Schilde Schittert en Schilde.be zal een oproep gedaan worden om nieuwe leden voor de verschillende adviesraden en overlegstructuren aan te werven. Meer participatie zorgt voor meer ideeën voor Schilde
In deze communicatie is het belangrijk dat het erg duidelijk is wat iedere adviesraad juist doet, en wat de rol van een lid is in de adviesraad. Het wervend beschrijven van het takenpakket van zowel de adviesraad en de rol van het lid is belangrijk zodat nieuwe leden weten waar ze aan beginnen, en enthousiast worden om deel te nemen
Er kan worden doorgelinkt naar de pagina's van de adviesraden op schilde.be. Mogelijks worden ook hier de teksten herbekeken om duidelijk en wervend de werking van de adviesraad weer te geven
Er wordt ook geadviseerd om de mogelijkheden op HOPLR te bekijken voor het verspreiden van deze informatie
2. Ondersteuning bij het aanspreken van doelgroepen
Adviesraden en overlegstructuren hebben vaak belangrijke connecties bij verenigingen en hun doelgroep die zij ook zelf aanspreken en aanschrijven voor nieuwe leden. Hierbij zouden ze kunnen ondersteund worden met aantrekkelijke digitale content over de adviesraden die ze kunnen meesturen wanneer ze met deze doelgroep communiceren. De digitale content kan zo doorgestuurd worden onder de doelgroep wat het bereik vergroot. Met digitale content wordt gedacht aan een beknopte communicatiemap voor iedere adviesraad en overlegstructuur die de werking, het takenpakket, de rol van een lid, en de aanmeldingsprocedure aantrekkelijk weergeeft. Bovendien kan een folder "Wij zoeken u…" voorzien worden die duidelijk weergeeft wie zich zou kunnen aanmelden en waarom.
 

3. Verslagen van de adviesraden
Naast de communicatiecampagne wordt ook geadviseerd om de verslagen van de verschillende adviesraden op de website ter beschikking te stellen. Het is door verslagen te lezen dat de werking direct duidelijk wordt.

●        Dienst communicatie gaf volgend advies op het voorstel betreffende de uitvoering:
1. Algemene bekendmaking naar breed publiek
Volgende communicatiekanalen van lokaal bestuur Schilde kunnen ingezet worden om de oproep te delen:

■        artikel in 2970 info;

■        de algemene website www.schilde.be;

■        de externe nieuwsbrief;

■        Bode van Schoten;

■        sociale media (Facebook, Instagram en Hoplr);

■        de digitale schermen op alle gemeentelijke locaties;

■        tweeluik folder “Wij zoeken u…" die kan verdeeld worden via verenigingen.

Op schildeschittert.be komen de participatieprojecten zelf en niet zozeer de communicatie over de projecten te staan. Deze website heeft dan ook geen nieuwsrubriek op de startpagina, die hiervoor gebruikt kan worden. Ook heeft het op dupliceren van een identiek oproep op een tweede webpagina geen meerwaarde. Om deze redenen is het geen meerwaarde de oproep voor nieuwe leden op schildeschittert.be te plaatsen.
2. Ondersteuning bij het aanspreken van de doelgroepen

○        Op volgende webpagina wordt gelinkt naar elke afzonderlijke adviesraad: https://www.schilde.be/dienstverlening/bestuur-en-participatie/inspraak-en-participatie/adviesraden. Deze webpagina’s kunnen beantwoorden aan de vraag naar een digitale communicatiemap. De link naar de pagina is handig in gebruik om te verspreiden naar de doelgroepen. In de communicatie via bovenvermelde communicatiekanalen wordt steeds verwezen naar deze webpagina(’s) voor meer informatie.

○        De informatie op deze webpagina’s moet aangevuld, geüpdatet en waar nodig aantrekkelijker gemaakt worden voor de start van de wervingscampagne.
Gezien de helikopterraad een overkoepelende functie heeft, zou de helikopterraad de nodige input voor nieuwe informatie op deze webpagina's kunnen aanleveren. Deze nieuwe informatie gaat onder andere over: wat is de rol van het lid van de adviesraad juist, hoe vaak komt de adviesraad samen, wat doet de adviesraad, wat is het profiel van een lid van de adviesraad (met andere woorden, wie zoeken ze).

○        De informatie op deze webpagina’s kan per adviesraad omgezet worden in 1 A5-flyer. (Inhoud volgens het KIS principe = keep it short & simple). Samen met de hierboven vermelde tweeluik folder kunnen deze gebruikt worden door de adviesraden om de oproep via hun contacten bij de verenigingen en doelgroep te verspreiden.

3. Verslagen van de adviesraden
Omdat de verslagen van de adviesraden geen goedgekeurd beleid zijn, werd er in het verleden beslist om deze niet beschikbaar te maken op de website. Deze online op de website zetten, kan namelijk de indruk wekken voor de inwoners dat de adviezen goedgekeurd beleid zijn.
Op elke informatiepagina van de afzonderlijke adviesraden staat steeds een knop waarmee de verslagen kunnen opgevraagd worden.

Argumentatie

●        De helikopterraad moet uitgroeien tot een open, flexibel, dynamisch en vlot toegankelijk orgaan waar iedereen bij terecht kan met ideeën voor het bestuur van Schilde. De helikopterraad ondersteunt de werking van de adviesraden en overlegstructuren zodat deze evolueren richting een toekomstgerichte structuur.

●        De combinatie van het voorstel van de helikopterraad en het advies over uitvoerbaarheid van de dienst communicatie leveren een gedragen en doelgerichte communicatiecampagne op.

●        De helikopterraad verder betrekken in het verzamelen van de inhoud voor de webpagina's en folder die dient ter ondersteuning van de adviesraden bij het aanspreken van hun verenigingen of doelgroepen zorgt voor een beschrijving van de adviesraden door de adviesraden en voor de adviesraden.

●        Een brief naar de leden van de adviesraden en beheersorganen informeert de leden over de communicatiecampagne voor nieuwe leden, en vraagt hen meteen om de informatie aan te leveren aan de helikopterraad.

BESLUIT

Artikel 1. Het college van burgemeester en schepenen neemt kennis van het voorstel van de helikopterraad van de campagne voor het werven van nieuwe leden voor de adviesraden en beheersorganen.

Artikel 2. Het college van burgemeester en schepenen beslist de brief 'Opstart algemene campagne voor de werving van nieuwe leden' goed te keuren en digitaal aan de leden van de adviesraden en beheersorganen te bezorgen.